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sexta-feira, 13 de abril de 2012

Aplicativo para Genba Walk

Os livros de administração e gestão da produção e também os senseis japoneses pregam a filosofia que o líder de uma equipe, de um processo, deve sempre estar presente no Genba (local onde as coisas acontecem). No caso de uma fábrica, o Genba seria o próprio chão de fábrica.

Mas para ir ao Genba, o líder deveria ter sempre em mãos um kit básico, para tornar sua ida ao chão de fábrica mais produtiva. Além de todos os EPIs, o líder deveria ter consigo um caderno, bloco de anotações, um cronômetro, máquina fotográfica, etc...
É comum nessas visitas se deparar com oportunidades e problemas e ter esse kit sempre em mãos, facilita o registro e as tomadas de ações.

Eu concordo que é uma quantidade de itens razoavelmente "chato" de carregar. Cronometro pendurado no pescoço, caderno na mão, caneta no bolso, máquina no bolso...
Pois não é que a Apple saiu novamente na frente? Foi lançado um aplicativo para os seus Iphones, chamado BlitzGemba - Gemba Walk Notebook.

O aplicativo conta com uma série de ferramentas muito úteis para o Genba Walk:
- ferramenta de relatório
- bloco de notas, contramedidas e "To do"
- contador, cronometro, indicador de quantidade
- gravador de sons, fotos e vídeos
- arquivo cronológico
- possibilidade de exportar dados
- etc...

Abaixo uma foto ilustrativa da tela do aplicativo.



Por 10 dólares você pode adquirí-lo.
Achei muito legal e queria dividir com todos (não, não sou vendedor da Apple).

quinta-feira, 19 de janeiro de 2012

FIFA Genba Walk

Você já ouviu falar dessa expressão, Genba Walk? Certamente os profissionais que trabalham na área de melhoria contínua estão familiarizados com o tema, mas quem não trabalha na área, não deve ter idéia do que significa isso. E o significado é bastante simples:

Genba: local onde as coisas acontecem
Walk: caminhada

Literalmente o significado seria "caminhada pelo local onde as coisas acontecem".

Apesar do seu significado simples, sua importância como modelo de gestão é de vital importância. Trata-se de um conceito central do conhecido Sistema Toyota de Produção. Tem como principal objetivo aproximar a cadeia de ajuda ao Genba, incentivando a solução de problemas no próprio local, isto é, o Genba Walk é um fator chave para ocorrer o chamado Genchi Genbutsu (ir ao local para ver a verdadeira situação e compreendê-la).

Para exemplificar o conceito, vou usar a Copa do Mundo de 2014.

Esta semana, o secretário geral da FIFA, Jérôme Valcke, e o ex-jogador brasileiro Ronaldo, na qualidade de membro do Conselho de Administração do Comitê Organizador Local da Copa, visitaram 2 obras de estádios para a Copa do Mundo (Salvador e Fortaleza). O principal objetivo da visita foi observar o progresso das obras de infra-estrutura previstas para as cidades e comparar com o planejado.

Jérôme Valcke e Ronaldo podiam ter recebido diversos relatórios, fotos, vídeos e afins para mostrar o progresso das obras, mas nada disso se compara ao aprendizado e troca de experiências de seus Genba Walks.

O que poderia acontecer se eles não fizessem o Genba Walk? O risco de um pequeno problema vir a se tornar um grande problema no futuro seria muito grande. Consequentemente, os prazos estipulados seriam perdidos e todo um evento que gera alguns bilhões de dólares de receita estaria em risco.

Com essas visitas, potenciais problemas podem ser evitados ou ainda, ações de contenção e correção são iniciadas quando o problema ainda é pequeno. Deming tem uma frase interessante sobre o tema:

"Se você for esperar a vinda das pessoas, somente encontrará pequenos problemas. Você deve ir de encontro aos problemas. Os maiores problemas estão onde as pessoas menos esperam."

Outro fator importante é a motivação. As pessoas do Genba ficam muito motivadas ao ver seus líderes indo ao Genba, mostrando interesse e dando importância ao seu trabalho. Vejam na foto acima a quantidade de operários tirando fotos do Ronaldo. Falarão desse momento a vida toda e trabalharão muito mais motivados do que estavam antes.

Não pense que é diferente em sua empresa. Guardadas as devidas proporções, a visita de um diretor ao Genba tem um efeito motivacional semelhante à visita do Ronaldo às obras.

Parece extremamente simples e óbvio o conceito e a idéia e realmente é, mas... quantos gerentes de projetos aplicam algo parecido? Quantos gerentes de projetos ou líderes preferem avaliar progresso e resultado sentados em confortáveis cadeiras ao invés de ir ao Genba e ver com os próprios olhos?

Genba Walk é uma ferramenta poderosa para resolução de problemas. Dá a oportunidade de tratá-los com rapidez no momento em que ainda não causaram muitos danos. Recomendo aos gestores que utilizem-na sempre! Fará muita diferença em sua gestão.

quarta-feira, 9 de novembro de 2011

Mais uma tragédia em um hospital

Hoje foi divulgada uma notícia muito triste, uma tragédia: um bebê de 12 dias morreu em função de um erro hospitalar. A tragédia foi na Zona Oeste de SP.

http://ultimosegundo.ig.com.br/brasil/sp/bebe-de-12-dias-morre-apos-receber-leite-materno-na-veia/n1597360616232.html

Essa questão de excelência no atendimento em hospitais é um fator crítico. Qualquer descuido torna-se fatal e uma tragédia pra família das vítimas. Imagino a dor dos pais desse bebê.

Eu escrevi o post "Hospitais sem sofrimentos", contextualizando a quantidade de perdas que temos em alguns processos dentro de hospitais. No post "A causa-raíz é a enfermeira?", pudemos ver como processos que não são robustos podem gerar tragédias. E novamente me deparo com uma notícia triste como essa. Até quando a Secretaria de Segurança Pública e a Secretaria de Saúde vão esperar para tomar ações que efetivamente resolvam os problemas de processos que dependam de pessoas pra funcionar e, consequentemente, não são robustos?

No final da notícia li que a enfermeira foi demitida. Olha aí, novamente, a causa-raíz é a enfermeira então? É claro que existe uma parcela de culpa dos enfermeiros e que devem ser investigadas e tratadas, visto que o número de casos como esses vem crescendo muito (vide dados abaixo do Globo.com*), mas o fato é que só culpar enfermeiros não vai resolver o problema.

É preciso avaliar constantemente os processos, o modus operandi dos enfermeiros. Deveriam existir rotinas de verificação dos processos ANTES de problemas ocorrerem, de modo a sempre melhorarem os mesmos que apresentem problemas. Assim é feito em manufaturas e funciona muito bem! Com isso, poderiam explorar mais os detalhes do processo de tratamento dos pacientes, minimizando a possibilidade de falhas e as consequentes tragédias. Existem tantos conceitos e ferramentas conhecidos e divulgados (FMEA, Poka-Yoke, 5S, etc) que deveriam ser de obrigatório em hospitais.

Para o caso acima, como é a organização da sala de tratamento? Os medicamentos estão devidamente organizados para evitar falhas? Foi feita uma análise de possíveis falhas que podem ocorrer? Existem dispositivos à prova de falhas instalados no hospital para evitar que erros como esse ocorram?

No final da reportagem também informam que vão instalar inquérito administrativo para investigar o caso.... agora??? Agora infelizmente é tarde e, mais infelizmente ainda, o inquérito é pra ver de quem foi a culpa, não pra atacar a causa-raíz do problema.

Em outro post, "Hand-off pode ser um grande problema", cito casos como o ocorrido e sua grande possibilidade de acontecer. Pensando em hand-off... Como será que foi feita a passagem de turno? Será que existe um processo robusto para evitar que informações vitais fiquem anotadas em pedaços de papel guardados nos bolsos dos enfermeiros? Será que existe uma rotina de Genba Walk (caminhar pelo processo) para garantir uma efetiva troca de turno e de informações?

Esses conceitos estão ilustrados no livro Lean Hospitals, de Mark Grabam, além de vários outros conceitos de gestão empresarial, usando como modelo o Lean System, que podem ser aplicados tranquilamente em hospitais. Podem não, DEVERIAM ser aplicados!

*Erros acima da média

O resultado são os erros, que se multiplicam. Nos últimos 12 meses, o Coren paulista recebeu 356 denúncias contra enfermeiros, técnicos e auxiliares, o triplo da média dos anos anteriores.

O "Fantástico" teve acesso a um relatório com os principais casos investigados pelo conselho em 2010. Entre eles, está o caso de um auxiliar que diluiu, por engano, um medicamento em cloreto de potássio, que é uma das substâncias da injeção letal usada para executar presos onde vigora a pena de morte e causa parada cardíaca.

Em Votuporanga, a 521 km de São Paulo, uma mulher de 83 anos morreu ao receber na veia penicilina benzatina, um antibiótico muito forte. “Ela só virou o olho e acabou”, lembra Lurdes de Oliveira, filha dela. A técnica de enfermagem deveria ter aplicado a injeção no músculo.

Em outro episódio, desta vez envolvendo um auxiliar, um recém-nascido recebeu uma injeção na artéria da mão, quando o certo seria na veia. O bebê teve quatro dedos amputados.

Na Grande São Paulo, mais um erro absurdo. Uma auxiliar de enfermagem conectou, sem querer, uma mangueira de inalação no braço de Mariana, de 1 ano e 8 meses. “O bracinho da menininha inchou rapidinho, inchou que nem um balão. Ela suspirou e morreu”, conta Rosilene de Souza, mãe de Mariana. O diagnóstico: embolia provocada pelo ar no sangue.

Em todos os casos citados até agora, os responsáveis foram afastados e aguardam o julgamento do conselho.

segunda-feira, 19 de setembro de 2011

O caso do feijão

Por Daniel Ramos

Em minha empresa possuímos um refeitório próprio, interno. O sistema é self-service à vontade para os funcionários da empresa, servindo-se do quanto quiserem, quantas vezes quiserem. Inicia-se por um buffet de saladas, seguindo para arroz, feijão, carnes, terminando em massas.

Nada de anormal até então. Hoje particularmente tivemos um problema: o feijão estava queimado. Como almoço tarde, já fui informado do problema evitando assim o tal feijão. Durante meu almoço, o que percebi foi que diversas pessoas pegavam o feijão, sem perceber a situação. O resultado prático era previsível: assim que provada a primeira garfada de arroz com feijão, o funcionário percebia a situação e imediatamente jogava fora o prato de arroz e feijão, muitas vezes com o restante junto, e voltava para o buffet para refazer o prato com arroz ou somente com massa.

Verificando a situação, notei se tornar um imenso desperdício, pois o feijão já estava condenado e uma vez que estava disponível para o cliente, ocasionava de ser desperdiçado muitos outros alimentos depois de provado.

Notando isso, reclamei a situação aos responsáveis (provavelmente o chato), visto que fui o primeiro a reclamar, questionando que, como o feijão estava intragável, porque não retirá-lo simplesmente do buffet, assim evitando maiores desperdícios? Meu apontamento foi atendido e o feijão retirado.

Nesse momento outro problema aconteceu! Como o feijão foi simplesmente retirado, as pessoas chegavam ao local e simplesmente paravam esperando o feijão, ou seja, acreditavam que não havia a bandeja do feijão pois estava sendo reposto pela cozinha. Resultado: caos total na fila do buffet que ficou imensa, pois não providenciram qualquer tipo de aviso.

Depois do caos, colocaram uma menina para avisar que não havia feijão no dia de hoje. Resultado: caos total pois muitas pessoas, que viam que não teria acompanhamento do feijão, prefiriram a massa e o restaurante se mostrou despreparado para essa nova demanda, não conseguindo repor em tempo o consumo da mesma. Nova imesa fila!

Esse exemplo mostra claramente o impacto que um problema de qualidade pode trazer ao fluxo contínuo.

Questionamentos sobre o evento:

1) A que ponto a alteração do processo (a retirada do feijão), apesar de ser correta e evitar desperdícios, podem ter contrapartidas que não são previstas, como a descrita acima?
2) O quanto o restaurante deveria estar preparado para situações como essa, para que também não tenha prejuízos (aumento da demanda da massa, comida jogada fora)?
3) Não seria melhor ao restaurante retirar o feijão, colocar uma comunicação clara informado que excepcionamente hoje não haveria? O fato de simplesmente tirar, pode também mostrar uma queda de qualidade no serviço, se não justificada corretamente?



Qual sua opinião? Contribuam com seus comentários.

terça-feira, 13 de setembro de 2011

Gestão Visual para gerenciar a rotina

Desde o início de Julho, venho trabalhando em um projeto de Redução de Lead Time em uma empresa próxima de São Paulo. Trata-se de uma grande empresa, com cerca de 3.000 funcionários entre fábrica e administrativo.

Dentre os inúmeros benefícios que a empresa oferece, um deles é o horário móvel, que permite que o colaborador trabalhe as horas contratadas, sem ter um horário fixo para entrada e saída, desde que complete as horas devidas de trabalho.

Considero uma boa prática, mas gera alguns transtornos para os funcionários que chegam mais tarde, especialmente para os que entram no segundo turno (após às 14h00): o estacionamento. Com uma capacidade bem reduzida de vagas, frente a demanda de carros para serem estacionados, a saída encontrada foi a contratação de manobristas, que ficam então responsáveis por estacionar os carros, literalmente onde der, mesmo que seja na frente de um carro já estacionado.

Isso geraria um enorme caos, não fosse um sistema de gestão bastante simples criado pelos próprios manobristas. Veja as fotos abaixo:


O limpador do pára-brisa levantado, significa que aquele carro pertence a um funcionário do segundo turno, que só sairá às 22 horas, ou seja, se o estacionamento estiver lotado (o que é comum no período da tarde) e tiver que para um carro na frente de outro, priorize parar na frente dos que tiverem com o limpador levantado. Como são pessoas que só sairão às 22 horas, isso garante que não vai atrapalhar ninguém do administrativo, por exemplo, que sai às 17 horas.

Funciona muito bem! Eu nunca vi um manobrista sendo acionado às pressas para retirar um carro que está atrapalhando outro.

Um exemplo bem simples e legal de como usar Gestão Visual pra gerenciar a rotina.

domingo, 21 de agosto de 2011

Produção em lote x fluxo contínuo

Desde Fevereiro desse ano, uma parte da estrada que eu pego pra levar minha esposa e meu filho para a escola, está em obras de recapeamento. Estamos falando de uma estrada com três faixas de rolamento, duplas, separadas por um canteiro central. O trecho que está sendo recapeado tem a extensão equivalente de 50Km (pistas + acostamento, ida e volta).
A obra já está em fase final, mas me chamou a atenção pelo modo como foi conduzida. Peço perdão aos engenheiros civis pela ausência de termos técnicos, mas basicamente a obra tem o seguinte padrão operacional: desbate do asfalto antigo, desbaste fino (acabamento), preenchimento com novo asfalto, assentamento do novo asfalto e acabamento final, com pintura e sinalização de segurança (olho de gato, placas, etc). Claro que isso é um super resumo, apenas para explicar conceitualmente.
 
Como era feita a obra?  Uma das faixas de rolamento era isolada por muitos metros, julgo que uns 500 metros, se não mais. Nesse trecho, iniciavam-se os trabalhos. Pelo que constatei, o desbaste era mais rápido que o acabamento, então rapidamente esse trecho era desbastado e estava pronto para receber o novo asfalto. Acontece que, como o acabamento levava um tempo maior pra ser concluído, o impacto do grande lote de desbaste era enorme no trânsito. Grande parte da pista, que já estava desbastada, ficava sem condições de uso e ainda não seria re-asfaltada. Impacto negativo para o cliente, nós usuários da rodovia. Impacto negativo também para a construtora, que agora tinha máquinas de desbaste estacionadas, pois ainda tinham muitos metros de acabamento até iniciar o novo lote de desbaste. Cenário ruim para todos.

E se fosse feito aplicando o conceito de fluxo contínuo? Vamos diminuir o tamanho do desbaste para, por exemplo, 50 metros. Em 1/10 do tempo teríamos o trecho novo concluído, pronto para re-asfaltar o próximo trecho. Existe uma grande chance de o tempo total final dos 500 metros ser o mesmo, porém as vantagens são inúmeras.
 
Imagine, por exemplo, que as máquinas que fazem acabamento tenham algum problema. Teríamos muitos metros de pista desbastada e vários dias de transtorno para todos. Lotes grandes geram apenas lead time grande. Fluxo contínuo traz o benefício de melhorar o fluxo de caixa, pois o "produto acabado" está disponível para o cliente mais rapidamente. Nesse exemplo, em poucos dias, os usuários teriam 50 metros novinhos de pista para circular.

Trata-se de uma quebra de paradigma de que grandes lotes é mais vantajoso. Acreditem, não é!

sexta-feira, 10 de junho de 2011

A importância de ir ao Gemba!

Quero compartilhar uma experiência pessoal com vocês e como foi importante a prática contínua de ir ao Gemba. Essa prática é chamada pelos japoneses de Genchi Genbutsu.

Gemba é uma palavra japonesa que significa "o local real", ou seja, o local onde o valor é criado, onde as coisas acontecem.
Genchi Genbutsu é uma expressão que significa ir até onde tudo ocorre, para ser capaz de analisar e entender profundamente o que está acontecendo.


Estou há algumas semanas, meses, buscando uma nova casa para morar. Eu e minha esposa gostamos muito de um condomínio, bem próximo de onde moramos hoje, que ainda está em construção e possui um preço dentro do que estamos buscando.

Estamos em contato direto com um corretor imobiliário que está vendendo algumas unidades nesse condomínio. Entre idas e vindas, trocas de e-mails, análises, acabamos decidindo qual a casa que mais nos interessava e estávamos em uma fase bem adiantada de negociação.

Como o condomínio está em construção, têm sido bem difícil conseguir visitar o local e essa é uma condição primordial para que a gente feche qualquer negócio como esse. De tanto insistir, conseguimos ver uma outra casa que está em uma fase mais adiantada da obra, apenas para checarmos o interior e o exterior da mesma. A expectativa que tínhamos estava mantida. A casa é exatamente como queríamos, porém, essa era uma outra casa.

Voltamos às negociações, entrega da casa prevista para Setembro/2011, prometida realmente para Dezembro. Até aí, sem problemas para nós também. Só que eu não estava confortável ainda. Eu precisava ir na obra e ver a casa, ver em que estágio da obra ela realmente estava para saber se realmente o prazo prometido pelo corretor era real ou não.

Final de semana passado, eu e minha esposa fomos (por conta própria) ao Gemba (obra) praticar o Genchi Genbutsu e foi a melhor coisa que fizemos. Além de descobrirmos que o atraso da obra é muito maior do que o informado, visto que a casa sequer começou a ser construída, descobrimos também que, exatamente no dia que fomos lá, a prefeitura de Campinas embargou a obra por problemas de documentação.

A parte triste é que voltamos a estaca zero na busca pela casa, mas pelo menos fomos poupados de uma imensa dor de cabeça futura.

Esse exemplo ilustra bem como é importante ir ao Gemba e praticar o Genchi Genbutsu. É lá que as coisas acontecem e é lá onde estão os fatos. Como diz Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção:

"Dados são importantes, mas dou maior ênfase aos fatos..."

segunda-feira, 25 de abril de 2011

Handoff pode ser um grande problema!

Segundo o Wikipedia, handoff é o procedimento empregado em redes sem fio para tratar a transição de uma unidade móvel (UM) de uma célula para outra de forma transparente ao utilizador. Usamos também esse termo em Processos Administrativos. Chamamos de handoff toda a transferência de conhecimento, ou seja, toda vez que uma informação é passada de uma pessoa para outra, existe o chamado handoff. Ele está presente, por exemplo, em um simples e-mail.

Por que ele pode ser um grande problema? Vamos ver um caso onde o handoff está presente e o que pode ocorrer.

Hospitais. Infelizmente eu já tive de passar noites em hospitais e pude presenciar trocas de turnos entre os médicos. O que normalmente vemos são médicos com lápis e pequenos pedaços de papel, que se tornam então anotações sobre o estado de saúde das pessoas que permanecem no hospital. Imaginem o que vira esse pedaço de papel ao longo do turno de trabalho de um médico de plantão. Outras anotações, amassados, rasuras... tem todos os ingredientes para dar errado. Um médico americano cita:

It was probably more luck than smarts that saved me from making any major mistakes through my own imperfect handoffs. (Provavelmente mais sorte que juízo me salvaram de erros pelos meus handoffs imperfeitos)
Esses handoffs podem levar a exames redundantes, internações prolongadas desnecessárias ou falta de medicação adequada e tudo isso contribui muito para baixar o nível de qualidade do hospital, a satisfação dos pacientes e elevar os custos internos.



Agora... e nas empresas, é diferente? As trocas de turnos na produção, tem hadoffs? E nos escritórios então? A resposta é uma só: muito!!! E se há muito handoff, há chance de haver problema!

A notícia triste porém é que o handoff é praticamente impossível de ser eliminado. Primeiramente devido à falta de tempo. Não conseguimos fazer todo um processo de importação, por exemplo, sozinhos. Em segundo lugar, devido a falta de capacidade. Dificilmente uma pessoa terá todo o conhecimento necessário para exportar um material, por exemplo.

Se é impossível de eliminar, a boa notícia é que podemos minimizar seu efeito e a maneira mais fácil de fazê-lo é através da padronização. Um dos recursos de padronização que pode ser adotado é o bom e velho check-list. Muito usado na indústria nuclear, onde a troca de informações entre turnos é de vital importância para garantir que todos literalmente sobrevivam à jornada de trabalho, o check-list traz a transferência de conhecimento de forma padronizada, evitando excessos e faltas de informações, minimizando o efeito do handoff.

Outra forma de padronização, que vem sendo adotada em hospitais, vem sendo feita pela Gestão Visual. Um imã colorido colado na cama do paciente indica, por exemplo, o tipo de alimentação recomendada para casos de diabetes, problemas cardíacos, etc.

Check-list, Gestão Visual... Aos poucos os processos administrativos vem se utilizando dessas técnicas para minimizar cada vez mais o efeito do handoff, que causa tantos desperdícios no cotidiano dos escritórios.

quarta-feira, 13 de abril de 2011

O que atletas de alta performance podem ensinar aos escritórios Lean?

Os processos administrativos de um modo geral não são desenhados para serem excelentes. Em sua grande maioria, esses processos apresentam problemas semelhantes aos que encontramos em manufaturas: má qualidade, sobrecarga, desnivelamento e gestão sem foco. Tenho visto com frequência essas situações nas áreas administrativas.

O que será que podemos aprender com os atletas de alta performance que podemos aplicar nos escritórios em nosso cotidiano?

Pra ajudar a responder essa pergunta, vou citar dois atletas recentes e espetaculares: Usain Bolt e Rafael Nadal.

O primeiro, trata-se do atleta jamaicano, campeão olímpico dos 100 metros e 200 metros no atletismo, que deixou o mundo inteiro pasmo com a facilidade como ele demoliu os recordes mundiais dessas provas. Ao lado de Michael Phelps, foi o grande nome dos jogos Olímpicos de Pequim em 2008.


O segundo é outro fenômeno, atual número 1 do mundo no tênis, recordista de títulos de Masters 1000, recordista em números de semanas consecutivas no topo do ranking da Associação de Tenistas Profissionais e um dos raros tenistas que tem vantagem no confronto direto contra o tido como maior tenista da história, Roger Federer.

Sempre que faço treinamentos ou palestras sobre Lean aplicados em escritórios, o Lean Office, cito que um dos grandes problemas dos processos administrativos, como citei no início deste post, é a falta de foco na gestão. Pra ajudar a entender o ponto de vista, quantos processos administrativos tem indicadores de desempenho operacional claramente definidos e medidos? A resposta que normalmente escuto é o silêncio.
  
Entendo como indicadores de desempenho operacional aqueles que são monitorados pelo nível operacional da área e não os indicadores que são apresentados em reuniões de diretoria. São os indicadores que ajudam a monitorar o desempenho do processo de uma forma mais micro. Nas manufaturas são comuns: quadros de controle de produção hora-a-hora, quadros de monitoramento da qualidade hora-a-hora, quadros Kanban, etc. Todos para auxiliar a gestão da manufatura, com foco em indicadores de desempenho operacionais. São raros os processos administrativos que possuem indicadores deste tipo, de desempenho operacional.

Qual é a relação com o Usain Bolt e o Rafael Nadal? Basta analisarmos como foi e é feita a preparação desses atletas.
  
O Usain Bolt, em sua preparação para as olimpíadas, filmava seus treinos. Baseado no seu indicador de desempenho operacional (tempo), que era controlado em intervalos de 10 metros, ele conseguiu descobrir que o seu ponto fraco, ou seja, a parte da corrida onde ele tinha o pior desempenho, era a largada. Com isso em mente, uma análise bem detalhada era focada então em sua largada e melhorias podiam então ser implementadas para garantir um melhor desempenho. Usain e sua comissão técnica passaram então a treinar exaustivamente todas as etapas da largada: posição “Nas suas marcas”, Posição de “preparar”, disparo, onde sua perna esquerda move-se ligeiramente a frente da sua mão direita e as três primeiras passadas.

O resultado de tudo isso ficou explícito quando Bolt quebrou o recorde dos 200 metros e disse: “Não estava pensando no recorde mundial. Eu estava trabalhando na minha largada durante toda a temporada e hoje eu acertei.”

Trata-se de gestão com foco! Indicador de desempenho correto e ações focadas!

Com o Rafael Nadal foi o mesmo. Para atingir o status de número 1 do mundo, Nadal trabalhou forte em seus pontos fracos, baseado nos indicadores de desempenho operacionais. No início da carreira, o Nadal perdia a maioria dos pontos que disputava em seu backhand. Outro ponto levantado foi o seu saque. O Nadal pouco acertava os primeiros saques, consequentemente enfrentava dificuldades quando jogava com os atletas do topo do ranking. Ações foram então tomadas para que esses pontos fracos melhorassem. Hoje ele tem um backhand potente, vencedor e um primeiro saque muito técnico e mais forte, o que gerou resultados positivos.

Medir sempre o desempenho e tomar ações para melhoria quando e onde necessário, gerenciando de maneira contínua pra manter o nível de excelência! Essas são grandes lições que podemos aprender com esses campeões que podem transformar os resultados nos processos administrativos!

terça-feira, 22 de março de 2011

A importância de uma Gestão Lean eficiente

Em Agosto do ano passado, estava retornando para casa após um dia de trabalho e tive um pequeno incidente na estrada. Eu trafegava na Rodovia Anhanguera na faixa da esquerda, quando em frente ao Posto da Autoban, o veículo que estava na minha frente teve seu parabrisa atingido por uma banda de rodagem de pneu de um caminhão, que estava solto na rodovia. Após atingir o veículo da minha frente, o mesmo aterrisou em frente ao meu carro. Eu nada pude fazer a não ser passar por cima do mesmo.

Imediatamente encostei o carro, preocupado com o motorista do veículo da minha frente. Quando vi que nada de mais grave havia ocorrido com o mesmo, voltei para verificar possíveis danos no meu veículo. Num primeiro momento, nada foi constatado e fiquei apenas aguardando a chegada do SOS Usuário para atender o motorista do outro veículo. Quando o SOS chegou, como eu não tinha notado nenhum dano no meu veículo, não vi razão para permanecer ali e resolvi partir para um compromisso que tinha agendado.

Ao chegar em casa, notei que ao passar por uma lombada, o meu carro raspava a parte inferior. Percebi que o protetor de carter estava bem baixo, mas não estava solto, nem mesmo quebrado. Assim sendo, deixei o carro em casa e parti para meu compromisso, deixando para fazer o reparo no dia seguinte pela manhã, imaginando que fosse algo bem simples e rápido.

Para minha surpresa, o diagnóstico mostrou que danos foram piores do que eu pensara anteriormente. Além de danificar o protetor de carter, havia tambem um dano no para-choque dianteiro, no pneu dianteiro direito, no quandro do radiador e outras peças. Imediatamente telefonei para a Autoban para saber o procedimento que eu deveria fazer e a atendente me informou então que eu deveria fazer 3 orçamentos, escrever uma carta informando o ocorrido e fazer um Boletim de Ocorrência, enviando o número ou a cópia do mesmo.

Segui as instruções e solicitei então o ressarcimento pelos danos causados ao veículo. Novamente a minha surpresa quando tive o pedido negado pela Autoban, com a seguinte justificativa:

A AutoBAn tem obrigações contratuais definidas, dentre as quais a verificação contínua das pistas em intervalos máximos regulares, com o recolhimento de todo e qualquer objeto nelas encontrado em cada passagem, atividade que é ininterrupta. Como o objeto mencionado não foi localizado pela inspeção de tráfego em sua passagem anterior ao ocorrido, entendemos que o objeto poderia ter sido deixado na pista entre uma e outra passagem dos veículos de inspeção. À vista destes esclarecimentos e à luz das normas que regem a concessão, verifica-se que não se pode imputar à concessionária qualquer falha ou omissão, face à regularidade da inspeção nos limites contratualmente fixados. Diante do exposto, vemo-nos impedidos de atender à solicitação de ressarcimento apresentada.


As medidas legais cabíveis estão em andamento, mas quero aqui reforçar a importância de um modelo de gestão eficiente para evitar problemas como esse. David Mann, em seu livro "Creating a Lean Culture" explora a questão da gestão operacional como um fator de sucesso de empresas bem sucedidas. Também temos uma boa referência no livro "Toyota Kata", de Mike Rother. Para ambos, gestão operacional é um processo de gestão para identificar oportunidades de melhoria, entender a causa de problemas e então eliminá-las.

Em processos de manufatura, essa é uma realidade e uma mentalidade que podemos encontrar em diversas empresas. Em processos fora da manufatura, especialmente em processos administrativos, ainda temos um longo caminho a percorrer.

Pela resposta recebida, percebemos claramente que eles também estão longe deste estágio. Alguns questionamentos simples que poderiam ser feitos:

1 - Eles justificam que o objeto caiu na pista entre os intervalos de inspeção. O primeiro questionamento que eles poderiam fazer antes de justificar seria "Será que nosso intervalo de inspeção precisa ser revisto?". Especialmente nesse caso, que foi exatamente em frente a um posto de atendimento da Autoban.

2 - Outro ponto a ser questionado poderia ser "Se não temos condição de inspecionar 100% das vias como nosso efetivo, como fazer para receber alertas de problemas antes que o mesmo se torne um incidente ou acidente?". O meu caso poderia ter sido muito pior. Se eu resolvo não passar por cima do pneu, teria causado um acidente terrível pois eu vinha em alta velocidade (denro do limite, mas alta).

3 - "O que podemos fazer nos casos futuros para evitar que os danos materiais ocorram?"

4 - "Existe um monitoramento de problemas como esse? Poderíamos medir o desempenho em algum intervalo de tempo curto e saber se temos potencial de risco e onde eles estão?".

5 - "Temos o monitoramento. Vamos estudar as principais causas do principal problema que ocorreu ontem, nessa semana, nesse mês?"

Mas isso é quase um desejo utópico da minha parte, pois claramente o grande "interesse" não era resolver o problema ou criar ações de contenção para eventos futuros, mas sim o de justificar o porquê de não ressarcir os danos materiais.

Não há uma cultura de melhoria contínua, há apenas uma cultura reativa frente a problemas, mas não é sequer para resolvê-los, apenas para contê-los. Uma pena, pois vidas são desperdiçadas pela simples falta de um modelo de gestão mais eficiente.

quinta-feira, 3 de março de 2011

Fast food ou lean manufacturing food?

Queria compartilhar um exemplo que achei muito interessante de aplicação de conceitos Lean em uma empresa sem manufatura.

Trata-se da rede de fast food Subway. Não sei se todos já notaram como conceitos que aplicamos nas manufaturas podem ser facilmente encontrados lá (consquentemente, os problemas também!).

Começamos pelo modo como somos atendidos. Os lanches seguem um formato de produto padrão, porém é possível fazê-lo a gosto do cliente, isso é, existe uma grande flexibilidade de mudar o sistema de produção para atender a um mercado "make to order". Essa flexibilidade se deve ao fato de não existir necessidade de set-up durante o processo e existir um supermercado de insumos disponível ao "operador", que faz o lanche. Aí vem outro conceito importante: fluxo contínuo. Um lanche por vez é feito em cada etapa do processo, o que gera um estoque em processo de lanches = zero!

Outros conceitos interessantes que podem ser encontrados lá: já repararam que os lanches tem sempre a mesma quantidade de insumos, mesmo tamanho e, por que não dizer, mesmo sabor? Claro, depende do lanche escolhido.

Isso se deve ao grau de padronização presente. Trabalho Padrão é um forte elemento que podemos ver no Subway. Nas paredes, longe dos olhos dos clientes, é possível encontrar uma série de instruções de trabalho (FITs e LUPs), que fazem com que o método de trabalho dos operadores seja o mais padronizado possível. Existe uma instrução para o corte do pão, para a quantidade de insumos de cada tipo de lanche, para a manutenção autônoma nos fornos, para inspecionar os alimentos. Abaixo dois exemplos que fotografei.



Tem mais. Na figura acima, o quadro do meio é um método para trabalho de acordo com o tamanho da fila, ou seja, se houver uma alteração no tempo takt, existe uma cadeia de ajuda e um Trabalho Padrão para inserir mais operadores na linha, de modo a aumentar a velocidade de preparação dos lanches, inclusive com uma meta de sanduíches / hora pra cada padrão.

Acho muito legal ver esse tipo de aplicação do Lean, embora existem elementos fundamentais que não pude constatar:
- quem checa e melhora os padrões de trabalho?
- quem garante que as inspeções são executadas?
- quem checa se a produtividade está sendo atingida?
- quem verifica os indicadores de desempenho?
- como não existe gestão visual, como é feito o controle de desempenho do processo?
- como são controlados os estoques e entregas de insumos?

Digo isso, pois duas vezes em que estive lá, a fila estava enorme e a cadeia de ajuda não funcionou, portanto os lanches não eram preparados de forma mais rápida. Em outras oportunidades, eles não tinham alface e rúcula. Parte se deve ao fato de o supervisor ficar isolado em uma sala, longe do Gemba!

Ou seja, o aspecto cultural e o modo como os problemas são expostos e resolvidos ainda pode ser evoluído, mas trata-se de um bom exemplo de aplicação de ferramentas Lean, sem dúvida.

quinta-feira, 27 de janeiro de 2011

Valor, indicadores... conceitos pouco explorados nessa empresa

Não é à toa que o primeiro princípio Lean é "entender o que é valor para o cliente". Vejam tudo que podia ser evitado se nessa concessionária eles soubessem disso...

Eu e minha esposa tivemos a grata surpresa no Natal de descobrir que nossa família vai aumentar. Diante desse novo cenário, chegamos à conclusão que precisaríamos de um carro maior para transportar a família toda com mais conforto e segurança.

Na semana passada fomos então a uma concessionária para ver o carro que nos interessava e acabamos fechando negócio. É a primeira vez que compramos um carro dessa marca e o atendimento dispensando contribuiu bastante para selar a nossa compra.

Tivemos pequeníssimos contratempos durante alguns pagamentos de taxas, mas nada que estragasse a imagem inicial. Hoje, porém, minha impressão mudou um pouco.

Na última sexta-feira fui surpreendido com o telefonema de uma assistente, agendando para hoje a entrega do carro. Não sei se é por causa do trabalho que eu faço, mas quando me ligam para agendar algo, eu suponho que tudo estará pronto na hora marcada.

Pois bem, cheguei na concessionária na hora marcada e fui atendido pelo vendedor, que me encaminhou para o setor que cuida da burocracia de documentos. Vencida esta etapa, bastava eu pegar o documento do carro com o despachante local e seguir para buscar o carro. Problema! O documento do carro não estava pronto e o carro não estava sequer emplacado (detalhe, eu solicitei esse serviço à concessionária). Solicitei o serviço, porque eu não teria tempo de fazer isso.

O que se viu depois disso foi um total despreparo para imprevistos. O despachante e eu fomos conversar com a assistente que fez o agendamento e, para minha sorte, ela ficava na mesma sala do gerente. Foi uma oportunidade para um coaching coletivo. Simplesmente questionei o porquê de eu ter sido chamado para buscar o carro se ele não estava pronto? Ficaram todos naquela de jogar a culpa um para o outro e ninguém se preocupou em resolver o problema.

Um ponto que citei foi que eles deviam entender o que era valor para o cliente nesse processo. Não é só a venda, mas a concretização da entrega. Isso era o mais importante e uma etapa que estava sendo marginalizada por todos.

Sugeri então que eles mudassem o processo de entrega. Eles devem continuar agendando com os clientes baseados nas promessas dos fornecedores, porém é fundamental que eles entendam que a responsabilidade deles encerra-se quando o carro for entregue, ou seja, as datas prometidas são de responsabilidade dos vendedores e devem portanto ser gerenciadas também. Se uma data prometida não vai ser cumprida, o mínimo que eles devem fazer é avisar o cliente e buscar soluções para atender suas necessidades.

Expliquei também que basear um processo em promessas só pode trazer esse tipo de resultado. No mundo real, contratempos ocorrem e promessas são quebradas. Nas fábricas por exemplo, quantos planejadores de produção não ficam loucos quando fornecedores não cumprem a promessa? Tanto é verdade que inúmeras empresas trabalham em parceria para evitar supresas.

Voltando ao caso, na sala do gerente existe um quadro de gestão visual que mostra o quanto cada vendedor já vendeu. Muito interessante o quadro, mas mostra claramente que a única prioridade ali é venda! Só isso! Entrega é outro problema. Perguntei a ele se ele sabia quantos daqueles carros ali apontados ainda não foram entregues e ele fez cara de interrogação. Como isso é valor para o cliente, comentei o quão grave a falta de gestão desse indicador era para ele.

Sugeri então que eles utilizassem a gestão LEAN do dia-a-dia com indicadores de desempenho como OTD (on time delivery - entrega no prazo) para garantir que o processo final de venda que consiste na entrega do carro, seja feito de modo a evitar que outros clientes percam tempo e paciência, assim como ocorreu comigo. Um simples check-list com datas de cada fase do processo de entrega garantiria isso (ex.: doc pronto? emplacado? limpo? revisado? na concessionária? entregue?) Pronto! Com um simples check-list eles conseguem saber o status de cada carro e se eles sabem o status de cada carro que vendem (e não são tantos para serem gerenciados diariamente), eles evitam situações como a que vivi hoje e garantem a total satisfação do cliente.

Quando trabalhei na Toyota, existia um projeto que visava levar o TPS para as concessionárias. Tinha muito disso que eu citei acima.

Infelizmente eu não senti que os conselhos serão seguidos pois o que importa mesmo é o número de carros vendidos...

sexta-feira, 14 de janeiro de 2011

Kanban na praia

Várias pessoas me pediram para trazer mais exemplos de ferramentas que usamos nas fábricas e que também são usadas no cotidiano, principalmente depois que escrevi o post "Gestão Visual: simples, eficaz e eficiente".

Pois bem, eu tenho um outro exemplo bem interessante de uma aplicação bem incomum. Primeiramente, vamos ver uma definição de Kanban.
Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível.

Em Administração da produção significa um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser substituído por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.

Coloca-se um Kanban em peças ou partes específicas de uma linha de produção, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se esgotarem todas as peças, o mesmo aviso é levado ao seu ponto de partida, onde se converte num novo pedido para mais peças. Quando for recebido o cartão ou quando não há nenhuma peça na caixa ou no local definido, então deve-se movimentar, produzir ou solicitar a produção da peça.
Trata-se de um método de trabalho que é muito utilizado em manufaturas de um modo geral.

No Reveillon de 2009, eu tive a oportunidade de viajar para a Bahia, em Guarajuba e lá pude ver uma aplicação simples de um Sistema Kanban. Vejam na foto abaixo:


Quando vamos à praia, uma das dificuldades é ser atendido, especialmente em locais mais cheios. Toda vez que queremos pedir uma outra cerveja, por exemplo, ou esperamos um bocado de tempo até que alguém passe perto de nós ou temos que ir pessoalmente até o quiosque e buscar a mesma. Quando estamos em férias, situações assim são bem chatas.

Nessa praia eles implementaram esse sistema que sinaliza ao garçom (se é que dá pra chamá-los assim) que é o momento de "abastecer". Na lingueta verde está gravado "OUTRA", sinalizando que é para trazer outra garrafa.

Assim como nas manufaturas, é um processo que requer treinamento e maturidade, o que de longe não existia no local. Faltava também uma rotina de gestão para o processo, ou seja, uma rotina para verificar se alguma nova solicitação de "abastecimento" havia sido feita, consequentemente o sistema não era lá tão eficiente quanto poderia ser.

A simples implantação desse sistema não garante o seu sucesso. Porém, era visível a diferença em relação a outras praias que já fui. Em vários momentos eu notei que uma nova cerveja era trazida sem a necessidade de comunicação, apenas usando esse sinalizador.

Um exemplo simples de aplicação de um Kanban.

terça-feira, 7 de dezembro de 2010

Gestão Visual: simples, eficaz e eficiente

No último domingo tive o prazer de almoçar em um restaurante famoso, mas que eu nunca havia ido: Outback Steakhouse. Digo prazer não apenas pela comida, que diga-se de passagem estava muito boa, mas por todo o conjunto da obra. Não é à toa...

Logo na entrada fui surpreendido com um excelente atendimento. Em apenas 2 minutos estávamos sentados em uma mesa no local onde queríamos. Sabem o que ajudou a hostess a localizar de forma tão rápida a disponibilidade e o local onde queríamos sentar? Vejam abaixo o quadro para Gestão Visual desse processo.


Eu sou um grande fã da Gestão Visual. Controles visuais não são importantes para satisfazer o desejo dos gerentes por quadros de gestão, mas são importantes para trazer ao foco o processo, direcionando melhorias. Entendo que o segredo da Gestão Visual é a simplicidade.

A simplicidade desse modelo é o segredo do seu sucesso!

Notem que o quadro nada mais é que um lay-out do restaurante impresso em tamanho A3. O impresso está atrás de um acrílico que é usado para a gestão do processo, praticamente on line (outro grande segredo do sucesso desse modelo).

De nada adianta instalar quadros de gestão visual se não houver exatamente a tal da gestão. Se não tiver gestão, o quadro é enfeite ou informativo.

Como funciona: quando um cliente chega no Outback, a hostess pergunta as preferências de assento e número de pessoas. Com essas informações, ela checa no lay-out as mesas que estão livres, que são as mesas onde não há um círculo (círculo = ocupado). Caso a mesa desejada não esteja disponível, ela pode oferecer outra que atenda a maior parte dos requisitos.

As linhas dividindo o restaurante no lay-out referem-se aos garçons, ou seja, quais mesas serão atendidas por ele naquele dia. Isso possibilita que a hostess o contacte no caminho até a mesa (via rádio), para que ele chegue o mais rápido possível. No nosso caso, chegamos juntos à mesa.

Em vermelho no lay-out, são as mesas que estão sujas.

As atualizações são feitas pela própria hostess, quando recebe o input via rádio ou pelo garçom, quando passa pelo local.

Trata-se de um exemplo de gestão visual extremamente simples, eficaz e eficiente. Pelo menos pra mim foi deveras.