Dicas Lean de casamento de uma recém-casada

Uma mulher que trabalha com Lean nos Estados Unidos escreveu umas dicas de como alguns conceitos podem ajudar no casamento. Achei legal compartilhar com todos...

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Have you ever thought that certain Lean Six Sigma practices might be beneficial for your marriage? Although I’m just a newlywed, I’ve had success with these Lean relationship tips in my brief time as a wife. 

WIP, JIT, and Poka Yoke’s Take the ‘Honey-Do’ List to a Whole New Level

I’ve been told by my husband that long to-do lists stress him out and overwhelm him so much that he loses his focus and can’t complete any of the tasks on the list. Well, I’m a list-maker and multi-tasker by nature (with no sympathy), so you can quickly see where that conversation went.

I started to think about our situation and dissect it in terms of Lean thinking. My list of 88 things to do (I’m really not joking) isn’t Lean. If the unfinished tasks on my list are my work-in-process (WIP), or the unfinished items in a production process, then I’m in big trouble. Optimal production management aims to minimize WIP, and in my case, I keep adding things to my list even if I haven’t yet completed prior tasks. Talk about frustrating!

I can’t seem to get ahead, but it’s no wonder because my WIP is much too high. But how can we solve our problem? While I keep my backlog of “things to do” long, I’ve decided to task out each day into more manageable daily tasks for both of us. Utilizing a mix of poka yoke mechanisms and just-in-time (JIT) lean production methodology, it’s now much easier to complete three or four daily tasks. If either of us finish daily tasks and has time to spare, it’s easy to use the now-empty daily task list as a kanban for signaling that there’s still a backlog with more tasks that can be completed.

Sticky-note poka yoke reminders can also be used to enforce the importance of household chores and bills that need to be paid by a certain date. My husband appreciates sticky notes with only one especially important task. He knows that he needs to get that one thing done before even thinking about anything else on the backlog.

I’m convinced that Lean Six Sigma thinking can help in all areas of my life. After all, these techniques helped me to plan the wedding, and now they’re really coming in handy as my husband and I navigate married life together.

Lean Marriage Tips II: Using 5-Why Analysis and Fishbone Diagrams for Problem- Solving

I’m lucky to be in a marriage where arguing is an unlikely occurrence, but I've found that common Lean Six Sigma tactics, such as 5-Why Analysis and Fishbone diagrams, can come in handy when I’m trying to solve minor disagreements with my husband.

A 5-Why Analysis was developed by Toyota to solve defects in their vehicle process lines. The technique can help you diagnose the root cause of really any problem by prompting you to ask questions that explore the cause and effect relationships behind that problem.

Generally, asking five “why” questions about your initial problem will quickly reveal the main

cause(s), without any in-depth statistical analysis. You may even find that you need less than the suggested five why questions to get to the root of your issue.

 
However, there also might be times when you’ll find yourself asking more than five questions.

Let’s use a 5-Why Analysis to solve a problem a married couple is likely to face:

Problem: My wife or husband is unhappy with my cleanliness around the house.

-Why is your wife or husband unhappy with your cleanliness around the house?

I leave my wet towels on the bedroom floor instead of hanging them up to dry in the bathroom after I shower in the morning.

-Why do you leave your wet towels on the bedroom floor?

It’s convenient to set my towels on the bedroom floor while I change into my clothes.

-Why is it convenient for you to set your towels on the bedroom floor?

I’m in a hurry in the morning, and it’s faster to set my towels on the floor in the bedroom while I change than walk back into the bathroom and hang them up.

-Why are you in a hurry in the morning?

I’m still very tired when my alarm goes off, so I hit the snooze button several times before actually getting out of bed to start my day.

-Why are you so tired when your alarm goes off in the morning?

I go to bed too late.

Aha! After asking five “why’s,” it looks like the root cause is that after over-sleeping in the morning your spouse is too rushed to hang up towels. Of course, you could have kept going with questions to figure out why your spouse is getting to bed so late, but sometimes it’s not necessary to delve deep into the analysis when there is already a glaring solution.

In this case, your spouse should aim to get to bed earlier, so it’s easier to get up in the morning—which will allow for a less-hurried morning routine. (I know, easier said than done!)

While it’s up for debate whether or not a 5-Why Analysis will actually help you solve major disputes with your spouse, the tool can be a light-hearted solution for minor disagreements. I think it can be a good problem-solving method for use both at work and even at home. But then again, what do I know? I'm only a newlywed.

5S in My Kitchen

Every so often I think of a quality improvement technique that might help me when I’m home cleaning and organizing, or doing some of my other wifely duties. The kitchen is truly a woman’s version of the “man cave,” and I like to keep my kitchen work space organized for efficiency.

 
A 5S audit is a quality improvement technique developed to standardize a workplace for effectiveness by tracking the results of the following 5 phases: sort, set in order, shine, standardize, and sustain. It’s really the perfect tool for keeping an organized kitchen. And believe me—I’m no Top Chef, but 5S helps me keep my kitchen in order!

Sort—Ask yourself: Are all the items involved really necessary? Here’s your chance to get rid of that broken hand blender and throw away the three extra discolored spatulas you have hanging around. Do you rarely use that wine chiller that’s taking up precious counter space? Put all kitchen gadgets you use only occasionally in a pantry closet, reserving counter space for the kitchen appliances you use most.

Set in Order—Ask yourself: Is each kitchen tool close to where it will be used? Are items clearly labeled? To prevent the salt-instead-of-sugar problem when making a umpkin pie, clearly label ingredients if you have them kept in countertop canisters. I realized I was keeping dishwashing detergent in the hallway pantry, rather than in the cabinet right next to the dishwasher. Keep your flow path simplified to optimize the time you spend preparing foods by finding all the ingredients you need for a recipe before you begin. This can also help you prevent those last-minute trips to the grocery store.

Shine (Keeping your kitchen clean)—After cooking, it can be tempting to leave the pile of dishes in the sink and wash them later. It’s important to tackle these messes as you cook. If you have downtime waiting for something to finish cooking, load the dishwasher or wipe off a messy countertop. This will drastically decrease your clean up time after cooking. Leaving your kitchen untidy for several days could increase your chances for foodborne illnesses! And in the case of a factory, a messy workspace can hide signs that equipment or process steps are malfunctioning.

Standardize—Is everyone in your family aware of standard kitchen procedures? My husband will love this one: Does everyone know the optimal way to load a dishwasher so that the most dishes can be loaded and cleaned correctly? And in the case of manufacturing, keeping procedures correctly documented and work stations identical will help keep duties standardized.

Sustain—Can these standards be maintained? Are your kitchen tools being stored in their correct places? Are you always thinking of new and better ways of completing a process or using a new tool? While these questions can help you eliminate wasteful behavior in your kitchen, they were originally developed to help you improve processes within your job and your company. Taking note of these considerations (on paper and discussing in meetings) can help you get organized and improve productivity.

Quality Companion offers a 5S audit form that makes it easy to evaluate process conditions relative to best practices, while tracking your ongoing implementation of 5S improvement and controls. Companion rolls up your 5S data into a bar chart that shows how well your process is scoring in specific categories—so you know what areas of your process are running fine, and which ones might need some work.

A Pia Lean

Ultimamente tenho recebido muitos comentários sobre o blog (positivos e negativos, claro) e algumas sugestões / solicitações de posts. Acho que o grande campeão de pedidos foi o de citar exemplos de desperdícios do nosso cotidiano e soluções Lean para o mesmo.

Pois bem, resolvi então pesquisar um pouco e encontrei algo muito interessante. Créditos para Tim McMahon.

Não sei se alguém já parou para pensar na quantidade de desperdícios que existe na simples atividade de lavar as mãos em banheiros de empresas: abrimos a torneira e molhamos as mãos. Normalmente o sabão está localizado na parte central da pia, o que nos leva a caminhar até o mesmo, deixando a torneira aberta (visto que serão poucos segundos). Mesmo assim, tivemos o desperdício de movimentação e o desperdício de água. Agora temos que secar as mãos. Os papéis toalhas estão invariavelmente localizados nas extremidades das pias, ou seja, mais caminhada e desperdício de material. Quem sabe podemos dar sorte de encontrarmos sopradores, mas nem sempre eficientes.

Agora, será que é possível então um processo mais eficiente, com menos desperdícios? Os japoneses da Toto criaram o que podemos chamar de Pia Lean.

Trata-se de uma pia onde as 3 etapas do processo de lavar as mãos estão contidas: torneira, sabão e secagem. Vejam o vídeo demonstrativo abaixo no YouTube.

http://www.youtube.com/watch?v=LiW20i_LcfI&feature=player_embedded

Uma idéia simples e bem Lean!

A importância de uma Gestão Lean eficiente

Em Agosto do ano passado, estava retornando para casa após um dia de trabalho e tive um pequeno incidente na estrada. Eu trafegava na Rodovia Anhanguera na faixa da esquerda, quando em frente ao Posto da Autoban, o veículo que estava na minha frente teve seu parabrisa atingido por uma banda de rodagem de pneu de um caminhão, que estava solto na rodovia. Após atingir o veículo da minha frente, o mesmo aterrisou em frente ao meu carro. Eu nada pude fazer a não ser passar por cima do mesmo.

Imediatamente encostei o carro, preocupado com o motorista do veículo da minha frente. Quando vi que nada de mais grave havia ocorrido com o mesmo, voltei para verificar possíveis danos no meu veículo. Num primeiro momento, nada foi constatado e fiquei apenas aguardando a chegada do SOS Usuário para atender o motorista do outro veículo. Quando o SOS chegou, como eu não tinha notado nenhum dano no meu veículo, não vi razão para permanecer ali e resolvi partir para um compromisso que tinha agendado.

Ao chegar em casa, notei que ao passar por uma lombada, o meu carro raspava a parte inferior. Percebi que o protetor de carter estava bem baixo, mas não estava solto, nem mesmo quebrado. Assim sendo, deixei o carro em casa e parti para meu compromisso, deixando para fazer o reparo no dia seguinte pela manhã, imaginando que fosse algo bem simples e rápido.

Para minha surpresa, o diagnóstico mostrou que danos foram piores do que eu pensara anteriormente. Além de danificar o protetor de carter, havia tambem um dano no para-choque dianteiro, no pneu dianteiro direito, no quandro do radiador e outras peças. Imediatamente telefonei para a Autoban para saber o procedimento que eu deveria fazer e a atendente me informou então que eu deveria fazer 3 orçamentos, escrever uma carta informando o ocorrido e fazer um Boletim de Ocorrência, enviando o número ou a cópia do mesmo.

Segui as instruções e solicitei então o ressarcimento pelos danos causados ao veículo. Novamente a minha surpresa quando tive o pedido negado pela Autoban, com a seguinte justificativa:

A AutoBAn tem obrigações contratuais definidas, dentre as quais a verificação contínua das pistas em intervalos máximos regulares, com o recolhimento de todo e qualquer objeto nelas encontrado em cada passagem, atividade que é ininterrupta. Como o objeto mencionado não foi localizado pela inspeção de tráfego em sua passagem anterior ao ocorrido, entendemos que o objeto poderia ter sido deixado na pista entre uma e outra passagem dos veículos de inspeção. À vista destes esclarecimentos e à luz das normas que regem a concessão, verifica-se que não se pode imputar à concessionária qualquer falha ou omissão, face à regularidade da inspeção nos limites contratualmente fixados. Diante do exposto, vemo-nos impedidos de atender à solicitação de ressarcimento apresentada.

As medidas legais cabíveis estão em andamento, mas quero aqui reforçar a importância de um modelo de gestão eficiente para evitar problemas como esse. David Mann, em seu livro "Creating a Lean Culture" explora a questão da gestão operacional como um fator de sucesso de empresas bem sucedidas. Também temos uma boa referência no livro "Toyota Kata", de Mike Rother. Para ambos, gestão operacional é um processo de gestão para identificar oportunidades de melhoria, entender a causa de problemas e então eliminá-las.

Em processos de manufatura, essa é uma realidade e uma mentalidade que podemos encontrar em diversas empresas. Em processos fora da manufatura, especialmente em processos administrativos, ainda temos um longo caminho a percorrer.

Pela resposta recebida, percebemos claramente que eles também estão longe deste estágio. Alguns questionamentos simples que poderiam ser feitos:

1 - Eles justificam que o objeto caiu na pista entre os intervalos de inspeção. O primeiro questionamento que eles poderiam fazer antes de justificar seria "Será que nosso intervalo de inspeção precisa ser revisto?". Especialmente nesse caso, que foi exatamente em frente a um posto de atendimento da Autoban.

2 - Outro ponto a ser questionado poderia ser "Se não temos condição de inspecionar 100% das vias como nosso efetivo, como fazer para receber alertas de problemas antes que o mesmo se torne um incidente ou acidente?". O meu caso poderia ter sido muito pior. Se eu resolvo não passar por cima do pneu, teria causado um acidente terrível pois eu vinha em alta velocidade (denro do limite, mas alta).

3 - "O que podemos fazer nos casos futuros para evitar que os danos materiais ocorram?"

4 - "Existe um monitoramento de problemas como esse? Poderíamos medir o desempenho em algum intervalo de tempo curto e saber se temos potencial de risco e onde eles estão?".

5 - "Temos o monitoramento. Vamos estudar as principais causas do principal problema que ocorreu ontem, nessa semana, nesse mês?"

Mas isso é quase um desejo utópico da minha parte, pois claramente o grande "interesse" não era resolver o problema ou criar ações de contenção para eventos futuros, mas sim o de justificar o porquê de não ressarcir os danos materiais.

Não há uma cultura de melhoria contínua, há apenas uma cultura reativa frente a problemas, mas não é sequer para resolvê-los, apenas para contê-los. Uma pena, pois vidas são desperdiçadas pela simples falta de um modelo de gestão mais eficiente.

Bem-vindo ao Blog Lean para todos

A idéia desse blog é dividir com todos momentos do cotidiano que poderiam ser muito mais fáceis, ágeis, rápidos e com uma qualidade superior, ou seja, muito mais LEAN. Quantas vezes estamos fazendo alguma coisa durante o dia e pensamos: "o que estou fazendo aqui?"

Pois é, eu passo por essas situações com alguma frequência e fico sempre buscando formas de imaginar como aquilo podia ser melhor ou, pelo menos, como aquilo podia ser evitado.

Espero que as contribuições sejam úteis para, quem sabe, tornarmos o mundo um lugar mais LEAN.