A importância de ir ao Gemba!

Quero compartilhar uma experiência pessoal com vocês e como foi importante a prática contínua de ir ao Gemba. Essa prática é chamada pelos japoneses de Genchi Genbutsu.

Gemba é uma palavra japonesa que significa "o local real", ou seja, o local onde o valor é criado, onde as coisas acontecem.
Genchi Genbutsu é uma expressão que significa ir até onde tudo ocorre, para ser capaz de analisar e entender profundamente o que está acontecendo.


Estou há algumas semanas, meses, buscando uma nova casa para morar. Eu e minha esposa gostamos muito de um condomínio, bem próximo de onde moramos hoje, que ainda está em construção e possui um preço dentro do que estamos buscando.

Estamos em contato direto com um corretor imobiliário que está vendendo algumas unidades nesse condomínio. Entre idas e vindas, trocas de e-mails, análises, acabamos decidindo qual a casa que mais nos interessava e estávamos em uma fase bem adiantada de negociação.

Como o condomínio está em construção, têm sido bem difícil conseguir visitar o local e essa é uma condição primordial para que a gente feche qualquer negócio como esse. De tanto insistir, conseguimos ver uma outra casa que está em uma fase mais adiantada da obra, apenas para checarmos o interior e o exterior da mesma. A expectativa que tínhamos estava mantida. A casa é exatamente como queríamos, porém, essa era uma outra casa.

Voltamos às negociações, entrega da casa prevista para Setembro/2011, prometida realmente para Dezembro. Até aí, sem problemas para nós também. Só que eu não estava confortável ainda. Eu precisava ir na obra e ver a casa, ver em que estágio da obra ela realmente estava para saber se realmente o prazo prometido pelo corretor era real ou não.

Final de semana passado, eu e minha esposa fomos (por conta própria) ao Gemba (obra) praticar o Genchi Genbutsu e foi a melhor coisa que fizemos. Além de descobrirmos que o atraso da obra é muito maior do que o informado, visto que a casa sequer começou a ser construída, descobrimos também que, exatamente no dia que fomos lá, a prefeitura de Campinas embargou a obra por problemas de documentação.

A parte triste é que voltamos a estaca zero na busca pela casa, mas pelo menos fomos poupados de uma imensa dor de cabeça futura.

Esse exemplo ilustra bem como é importante ir ao Gemba e praticar o Genchi Genbutsu. É lá que as coisas acontecem e é lá onde estão os fatos. Como diz Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção:

"Dados são importantes, mas dou maior ênfase aos fatos..."

Lean no Starbucks

Neste sábado fui ao cinema com minha esposa e na saída, como de costume, fomos tomar um café no Starbucks. Normalmente nos sentamos em uma das poltronas confortáveis que eles disponibilizam. Desta vez, estavam todas ocupadas e nos sentamos em uma mesa bem próximo ao local onde trabalham os funcionários. Isso me deu a oportunidade de ver uma série de práticas de Lean que o Starbucks adota e que talvez passe despercebido para todos nós:

1 - 5S: existe uma grande preocupação em deixar tudo o mais próximo possível do ponto de uso. Copos e tampas próximo ao local de entrega ao cliente, ingredientes próximos ao liquidificador, que fica próximo à pia, para facilitar a lavagem. Outro ponto que notei é que o lay-out privilegia o contato entre os funcionários e os clientes, isto é, em poucos momentos os funcionários dão às costas aos clientes pois as máquinas estão posicionadas para que isso não ocorra;

2 - Set-up rápido: durante o período que fiquei ali, vi um dos funcionários fazendo o set-up de uma das máquinas de café (troca de coador + abastecimento do pó de café). O tempo gasto não passou de 15 segundos. Isso foi possível pois o coador estava previamente preparado em um recipiente, já com o pó de café moído dentro dele, ou seja, vou jogar um fora, colocar o outro e pôr a máquina pra funcionar. Enquanto a máquina preparava os cafés, ele já moeu mais café e preparou outro refil de coador + pó para um próximo set-up. Conceito de set-up externo clássico aplicado aqui!

Além disso, existe um outro exemplo que pude verificar. Várias bebidas são batidas no liquidificador. Muitas mesmo! Isso só é possível pelo set-up extremamente rápido. Cada bebida preparada é então colocada em seu copo. Antes mesmo de fechar o copo para entregar ao cliente, o liquidificador é lavado na pia em um dispositivo que é acionado quando o funcionário pressiona-o com o liquidificador e joga um jato de água + detergente no mesmo. Em 5 segundos no jato, o liquidificador está novamente pronto para uso.

3 - Pequenos lotes: tudo que tem em estoque em processo está em pequenas quantidades (pó de café, pão de queijo, xaropes, etc);

4 - Trabalho Padrão: isso é algo notável. Existem várias receitas diferentes, com a quantidade certa de cada ingrediente, que são preparados em copos que contém marcas para facilitar o preparo e que, com tudo isso, gera praticamente nenhum desperdício de produto. Como não vi nenhuma instrução de trabalho visível, imagino que os funcionários devam passar por um intenso programa de treinamento para garantir que o Trabalho Padrão seja seguido e o resultado seja produto certo, com qualidade, com produtividade alta e sem perda!

Pelo que pesquisei, isso tudo não é à toa. Lean foi adotado como o sistema de gestão da empresa desde 2008, como parte do plano estratégico. O objetivo, segundo Howard Schultz - CEO e fundador, é que com Lean:
- ele fornece treinamento e prática aos funcionários de forma mais rápida e fácil;
- ele melhora o design das lojas, privilegiando o fluxo e trazendo a liderança para o Gemba;
- consegue encantar os clientes com uma atenção diferenciada (clientes chamados pelo nome, por exemplo);

Mais um exemplo de uma empresa lucrativa que usa o Lean como diferencial competitivo!

Coleta de lixo Lean e Sustentável!

No post Lean e sustentabilidade - sexto princípio Lean?, explorei um pouco a relação que existe entre os dois sistemas de gestão. Recebi um vídeo que vai totalmente ao encontro do que mencionei no post.

Um dos grandes problemas de grandes metrópoles, sem dúvida, é a geração de lixo e sua consequente coleta e destinação final. No Brasil ainda não é unânime a cultura da coleta seletiva. É mais comum encontrarmos em empresas, mas em condomínios empresariais ou nas ruas, é bastante incomum essa iniciativa.

Em SP são geradas 17 toneladas de lixo todos os dias. Diariamente é percorrida uma área de 1.523 km² para coleta e estima-se que mais de 11 milhões de pessoas são beneficiadas pela mesma. Cerca de 3,2 mil pessoas trabalham no recolhimento dos resíduos e são utilizados 492 veículos (caminhões compactadores e outros específico para o recolhimento dos resíduos de serviços de saúde).

Duas empresas fazem o trabalho. A Loga realiza a coleta da região noroeste da cidade de São Paulo. Além da coleta, a Loga administra o aterro Sanitário Bandeirantes, em Perus, e o transbordo Ponte Pequena. A Ecourbis realiza a coleta da região sudeste e administra o aterro São João, na Avenida Sapopemba, e os transbordos Vergueiro e Santo Amaro.

Tive o prazer de conhecer Barcelona no ano passado. Aliás, uma das cidades mais incríveis que já visitei. Lá existe um sistema de coleta de lixo simplesmente fantástico e eu nào havia reparado nele. Trata-se de uma coleta seletiva através de uma tubulação subterrânea. O vídeo anexo explica em detalhes o sistema.

Os ganhos são evidentes:
- sem caminhões de lixo, portanto, reduz-se o custo de manutenção, melhora-se o trânsito na cidade e também a qualidade do ar;
- o sistema de coleta reduz muito o custo operacional das empresas que fazem a coleta. Agora, a coleta é feita pelo próprio usuário!
- contribui para o meio ambiente;
- trata-se de um projeto sustentável, que gera a sua própria energia necessária para funcionar, através do próprio lixo;

Ao meu ver, uma idéia Lean e Sustentável genial!

Ganho de produtividade em Workshops e Palestras

Há 2 anos tenho trabalhado na 3M em Sumaré e somente essa semana me dei conta de algo que vai deixar meus amigos de lá muito felizes.

Essa semana estive em uma outra empresa fazendo um workshop de VSM e um ferramenta que uso muito nesse tipo de trabalho é o flip chart. Sempre fui acostumado a usá-lo e achava muito comum ter que arrancar folhas e colar na parede com fita crepe, por exemplo. Pois é, percebi que eu achava isso comum.

Acredito que a imensa maioria das pessoas que lerá esse post sabem o que é um post-it. Trata-se daquele pequeno papel (de diversas medidas) com um adesivo de fácil remoção em seu verso, de forma que seja facilmente pregado, retirado e recolocado por algumas vezes, sem deixar marcas ou resíduos. É usado para fazer anotações normalmente.

Post-it

O que acontece quando pega-se a idéia do post-it e aplica-se em uma folha de flip chart? Cria-se um produto que é o sonho de consumo para pessoas como eu, que trabalham com frequência em processos de melhoria: um flip chart que facilita muito o trabalho! Na foto podemos ver uma ilustração do produto que estou falando em uso.

Post-it Wall

 Que vantagens esse produto traz?

1 - não é necessário gastar tempo cortando pedaços de fita e colando junto com a folha de flip chart na parede pois ele é colante como o post-it, isto é, gastamos menos tempo quando precisamos colar a folha na parede (produtividade);

2 - quando termina, não é extremamente necessário substituir imediatamente por um novo (set-up) pois podemos colá-lo na parede e continuar usando, isto é, passamos todo o set-up para uma atividade externa (quando o workshop estiver em intervalo, por exemplo);

Uma idéia simples como essa traz um granho de produtividade significativo para os workshops e palestras.

A Pia Lean

Ultimamente tenho recebido muitos comentários sobre o blog (positivos e negativos, claro) e algumas sugestões / solicitações de posts. Acho que o grande campeão de pedidos foi o de citar exemplos de desperdícios do nosso cotidiano e soluções Lean para o mesmo.

Pois bem, resolvi então pesquisar um pouco e encontrei algo muito interessante. Créditos para Tim McMahon.

Não sei se alguém já parou para pensar na quantidade de desperdícios que existe na simples atividade de lavar as mãos em banheiros de empresas: abrimos a torneira e molhamos as mãos. Normalmente o sabão está localizado na parte central da pia, o que nos leva a caminhar até o mesmo, deixando a torneira aberta (visto que serão poucos segundos). Mesmo assim, tivemos o desperdício de movimentação e o desperdício de água. Agora temos que secar as mãos. Os papéis toalhas estão invariavelmente localizados nas extremidades das pias, ou seja, mais caminhada e desperdício de material. Quem sabe podemos dar sorte de encontrarmos sopradores, mas nem sempre eficientes.

Agora, será que é possível então um processo mais eficiente, com menos desperdícios? Os japoneses da Toto criaram o que podemos chamar de Pia Lean.

Trata-se de uma pia onde as 3 etapas do processo de lavar as mãos estão contidas: torneira, sabão e secagem. Vejam o vídeo demonstrativo abaixo no YouTube.

http://www.youtube.com/watch?v=LiW20i_LcfI&feature=player_embedded

Uma idéia simples e bem Lean!