Kaizen para todos!

No último domingo, dia dos pais, nasceu o meu filho Leonardo, com muita saúde!! Um pequeno anjo que Deus nos enviou para trazer muitas alegrias e já começou sua missão. Cada dia que passa nos apaixonamos mais por aquele serzinho. Eu e minha mulher estamos muito felizes!! Também pudera né?

O nascimento de um filho é um momento mágico, mas traz um zilhão de mudanças na nossa vida. Temos que nos adaptar novamente a toda uma rotina, desde os primeiros minutos de cada dia. Mudar nossos hábitos, estilo de vida, atitudes. Mudamos nossos horários, dormimos de dia, acordamos de noite, fazemos coisas que teoricamente não deveríamos fazer... Mudamos! Saímos da zona de conforto! Mudar... uma palavra tão pequena, ao mesmo tempo um verbo tão difícil de ser executado.

Trabalho com mudanças há quase 15 anos e vejo o quanto é sofrível para algumas pessoas o tal "mudar". Mas claro, Kaizen! Mudar sempre pra melhor!! Infelizmente para essas pessoas, quando fazemos projetos de melhoria, mudança é uma parte central: sem mudança não há melhoria!

Toda vez que me perguntam qual a maior dificuldade em implantar um projeto de melhoria, a resposta é bem fácil! Não se trata de problema de entendimento de uma ou outra ferramenta, tal como 5S, Kanban, TRF, ou outra palavra qualquer em japonês, inglês ou sigla. Não é isso! O grande problema é sair da zona de conforto e mudar hábitos, atitudes, rotinas e assim, mudar toda uma cultura...

Ainda bem que adoro mudanças! Em 2011 foram várias: mudança de emprego, filho novo e, logo mais, mudança de casa. Por isso adoro meu trabalho, adoro fazer o que faço e não venho tendo a menor dificuldade em me adaptar às rotinas impostas pelo meu pequeno filho, meu pequeno Kaizen!

Kaizen para todos!!

Poupatempo, um belo exemplo!

Se eu tivesse que exemplificar um projeto de melhoria que trouxe resultado de alto impacto, eu diria que o Poupatempo foi um deles. São muitos elementos do Lean System aplicados em um mesmo local, gerando um alto nível de excelência.

Me lembro quando fui tirar minha segunda cédula de identidade, em 1996, em São Paulo. Nessa época as cédulas eram feitas em delegacias, levavam 30 dias para ficarem prontas e ainda tínhamos que passar o dia na delegacia para fazer todas as assinaturas, impressões digitais, etc, etc, etc... Com o Poupa Tempo, uma cédula de identidade fica pronta em 2 dias e gastamos cerca de 3 horas pra concluir todo o processo de assinaturas, etc...

O que foi que trouxe tanto ganho? Assim como toda boa implementação Lean, redução de desperdícios! Vou listar abaixo alguns elementos do Lean System que conseguimos facilmente identificar nesse estabelecimento:

1 - 5S e Gestão Visual: tudo é muito bem identificado, bem sinalizado, usando e abusando das cores e efeitos sonoros para facilitar a circulação e fluxo das pessoas. Evita que as pessoas percam tempo procurando pra onde ir;

2 - Fluxo contínuo: existe uma clara preocupação com fluxo. O próprio lay-out foi concebido de modo a facilitar o mesmo. Dentro do Poupatempo tem, inclusive, um banco para que o pagamento das taxas seja feito no próprio local, impactando diretamente no lead time. Esse mesmo banco, fica em um local central, para facilitar o acesso das pessoas que vem dos vários postos de serviços do Poupatempo. Outro exemplo visando facilitar o fluxo, são os médicos que tem postos de atendimento no local também, evitando que as pessoas saiam do Poupatempo para fazer as consultas inerentes ao seu processo. Tudo isso tem um impacto direto no tempo de execução das atividades, que caem drasticamente pela facilidade de todos os serviços estarem no mesmo local, em um fluxo lógico;

3 - Treinamento: minha esposa que notou isso. No dia em que esteve para tirar seu novo RG, ela foi atendida por um funcionário que, dois dias depois, quando ela foi buscar o RG, estava trabalhando em um outro posto de trabalho, sendo supervisionado por alguém mais experiente. Impacta diretamente a flexibilidade da mão-de-obra, pois capacita diversas pessoas para trabalharem em diferentes postos de trabalho;

4 - Poka-Yoke: existem alguns modelos interessantes. Quando temos que assinar algum documento (CNH, por exemplo), o documento é colocado em uma pasta L, de modo que apenas o local onde devemos assinar fique visível, com um tamanho limitado, para garantir que a pessoa que vai assinar não erre local e tamanho da assinatura, evitando re-trabalho e refugo de documentos;

Esses são alguns exemplos que podemos facilmente notar no Poupatempo. Com tudo isso, ele consegue hoje prestar mais de 400 serviços diferentes, desde emissão de RG até certificado de antecedentes criminais, com um nível de satisfação dos clientes de 99%. Hoje tem a capacidade de atender 5 milhões de pessoas, com uma média de 110 mil atendimentos / dia!

Ótimo exemplo de desburocratização que gera um alto nível de excelência!

Superprodução em alta!

Por Luciano Peloche

Domingo o jornal Estado de S. Paulo publicou uma matéria sobre o nível elevado de estoques em várias fábricas brasileiras e o impacto que isso vem causando nos negócios dessas empresas.

http://www.baixarnogoogle.com/2011/07/jornal-o-estado-de-sp-em-pdf-domingo-17.html

Logo no início da matéria, lemos:

"O descompasso entre o ritmo de produção das fábricas e as vendas do varejo provocou um aumento dos estoques em setores importantes, como carros, embalagens, materiais de construção e até alimentos na virada do semestre. Com encalhe crescente, houve indústrias que iniciaram o mês dando férias ou cortando hora extra. O comércio reduziu pedidos e optou por promoções nas quais na compra de um item, o segundo é de graça." 

Apesar de bastante conhecido, nem sempre o que chamamos de tempo takt* é bem utilizado nas empresas e acaba tornando-se um marco importante em uma transformação Lean.

* conforme definição do Léxico Lean, o objetivo do tempo takt é alinhar a produção à demanda do cliente, fornecendo um ritmo ao sistema de produção. É obtido pela divisão do tempo disponível pela demanda.

É bastante comum em empresas a utilização de indicadores de desempenho que medem volume de produção x capacidade disponível, afinal, investir em máquinas e equipamentos gera a consequente necessidade de usar ao máximo o recurso para que o investimento seja válido.

Por isso, aplicar o tempo takt é uma grande mudança gerencial. O conceito to tempo takt visa principalmente combater o maior de todos os desperdícios: a superprodução, isto é, produzir mais do que o cliente deseja. A superprodução acaba então levando aos outros desperdícios que são conhecidos. Produtos a mais, tornan-se estoques parados, que podem virar refugos, ou seja, geram apenas um grande prejuízo financeiro.

Nas fábricas citadas pela matéria, claramente a superprodução falou mais alto. O tal descompasso entre o ritmo da produção e o ritmo de vendas só podia ter como consequência lógica férias antecipadas e excesso de estoques.

Utilizar o tempo takt promove uma revolução na empresa quando ele passa a ser usado como o tempo do negócio. É o compromisso entre as áreas da empresa: vendas, manufatura, suprimentos, que o usam como a referência.

Operar usando o tempo takt traz inúmeros benefícios e acredito que essa seria uma boa hora para as empresas citadas na matéria avaliarem esses benefícios e fazer essa mudança.

Negócio da China

Por Luciano Peloche

No dia 3/Julho, o Jornal Zero Hora publicou uma matéria muito interessante sobre a construção de uma ponte sobre o Rio Guaíba, em Porto Alegre. O projeto da nova ponte do Guaíba, em Porto Alegre, é uma das mais vistosas promessas da presidente Dilma e foi confiado ao Ministério dos Transportes. Com 2,9 quilômetros de extensão e um orçamento de R$1,16 bilhões, a previsão de conclusão da obra é de 4 anos.

A matéria traz também uma comparação muito interessante sobre o projeto da ponte do Guaíba e um projeto recém finalizado na China. O governo chinês inaugurou a ponte da baía de Jiaodhou, que liga o porto de Qingdao à ilha de Huangdao. Construído em 4 anos, a ponte colossal tem 42 quilômetros de extensão e custou o equivalente a R$2,4 bilhões.

A comparação entre ambas acaba se tornando óbvia, intrigante e revoltante. Os números informam que, se o Guaíba ficasse na China, a obra seria concluída em 102 dias, ao custo de R$170 milhões. Se a baía de Jiadhou ficasse no Brasil, a ponte não teria prazo pra terminar e seria calculada em trilhões. Vejamos abaixo uma tabela comparativa:

No post Insatisfação na Construção Civil, explorei um pouco a questão dos desperdícios presentes na construção civil e as principais causas que levam as obras aos níveis de atrasos que vemos hoje em dia. Neste caso, mais do que os desperdícios, existe um forte fator chamado "corrupção" que contribui muito para um quadro comparativo tão ruim quanto o apresentado. Os desperdícios estão presentes sim, contribuindo para a diferença grande no Lead Time e Custo da construção, mas nesse caso não são os fatores principais. Tanto é verdade, que 3 dias após a matéria, o Ministro dos Transportes foi gentilmente convidado pela presidente a se retirar do Governo.

O que deveria ser feito agora é uma total revisão de orçamento e prazo da obra do Guaíba, de modo que o referencial seja o projeto da China. Será que isso vai ocorrer? Precisamos ficar de olho.

Dilma também sofre com desperdícios!

Por Luciano Peloche Moraes

Uma das coisas que eu vivo comentando e já citei em outros posts é sobre o impacto que teria um modelo de gestão com foco em melhoria contínua aplicado na administração pública. Na revista Nova Escola desse mês tem uma matéria que mostra perfeitamente o quão ruim e cheio de desperdícios são os órgãos que governam nosso país.

Quando eleita, uma das plataformas da campanha da presidente Dilma Roussef (aliás, de qualquer político que sai em campanha) é a Educação. No post Capacitação nas Nuvens eu toquei um pouco nesse assunto, mas o tema Educação é muito maior do que o que explicitei nele. Educação é fundamental e a única base para que o Brasil saia pra sempre da condição de país subdesenvolvido. É somente na Educação que formaremos uma sociedade mais justa, onde as pessoas respeitam umas as outras e criam condições de co-existir apesar das diferenças de crenças, etnias, etc. Essa é minha visão particular do assunto.

Como plataforma de campanha foi muito bem. Como discurso de posse, melhor ainda. Não vou aqui julgar a real intenção da presidente em fazer um Plano de Educação melhor do que o atual, mas considerando que realmente ela quer que isso seja implantado o quanto antes, a própria presidente torna-se vítima do seu ineficiente processo de criação de lei.

Na verdade chega a ser ridículo o quanto um projeto de lei troca de mãos até chegar para a presidente fazer a sansão. Pior de tudo é que nessa troca de mãos ocorre o hand-off que expliquei recentemente o conceito em um outro post. Cada vez que o projeto troca de mão, ocorrem esperas, re-trabalhos, revisões e aprovações desnecessárias.... um espetáculo do desperdício!

Nesse caso particular, esse projeto de lei tem uma importância ainda maior. Um dos pontos fundamentais do plano é o aumento do percentual do PIB a ser investido na educação. Atualmente o valor é de 4,5% e o plano prevê aumentar para 7%. Dentre outros pontos importantes para um assunto de tamanha importância e relevância. http://revistaescola.abril.com.br/gestao-escolar/diretor/acompanhar-perto-novo-pne-plano-nacional-educacao-565973.shtml

Na figura ao lado está todo o longo e doloroso caminho que o projeto de lei do novo Plano Nacional de Educação terá que percorrer, mesmo com toda a importância que tem. Pior de tudo é saber que a visão pessimista citada pela reportagem é ainda muito melhor se comparado ao Plano anterior, pois a previsão de duração para aprovação desse plano é de 1 ano, contra 3 anos do plano anterior. Um absurdo!

Se usarmos conceito de fluxo contínuo nesse caso, tenho certeza que o projeto levaria menos da metade do tempo previsto, que, para piorar, será menor que o tempo que efetivamente será gasto para aprovar o projeto (e sabe-se lá se será aprovado na íntegra).

Lean na Administração Pública! Por que não?