Impacto da falta de 5S

Hoje pude novamente comprovar a importância de um bom 5S e como ele pode mesmo impactar os indicadores de performance de qualquer empresa/pessoa. Além disso, também senti na pele o impacto de não se seguir uma instrução de trabalho, por mais simples que possa parecer.

Pela manhã tive que buscar um colega na casa dele para dar uma carona. Era a primeira vez que eu fazia isso, portanto, eu não sabia muito bem onde ele morava. Peguei o endereço e recorri ao bom e velho Guia de Ruas e seus mapas para encontrar a localização. Por sorte o local é bem perto de onde moro. Pelas minhas contas, em 15 minutos, no máximo, eu chegaria na casa dele. O real foi bem diferente disso. Vou ilustrar os problemas que enfrentei:

1 - Problema no 2ºS (senso de ordenação): a rua teve uma recente mudança de sentido e, com isso, a numeração da rua foi totalmente invertida, ou seja, a casa 15 foi para o lugar da 181 e vice-versa. Com isso, várias casas estavam com duas numerações, outras estavam sem nenhuma, o que tornava praticamente impossível saber exatamente onde ficava uma determinada casa.

2 - Problema no 4ºS (senso de padronização): com a mudança de numeração, todo o padrão foi perdido. A numeração no começo da rua começava pelo fim o que causou-me confusão por não seguir o padrão conhecido.

3 - Problema no 5ºS (senso de disciplina): tudo isso já vem ocorrendo há algum tempo. Meu colega inclusive me confidenciou que os correios tem enfrentado problemas para entregar as cartas nas casas. Mesmo com essa situação, estão todos conformados com a situação e ninguém trabalha para voltar à situação normal.

O resultado de toda essa confusão causada por falha nos 5S foi que dos 15 minutos previstos, levei 30 minutos para encontrar meu colega. Impacto direto no meu indicador de prazo. Imaginem situações semelhantes a essa em ambientes de manufatura ou escritórios. Certeza que o impacto de problemas semelhantes é bem parecido.

Set-up rápido da mesa

Recebi um vídeo de um amigo sobre algumas invenções malucas que alguns alemães vem fazendo e um deles em particular me chamou a atenção.

Recentemente tive procurando exemplos de vídeos de troca rápida (set-up) para divulgar em treinamentos e workshops, mas queria alguma coisa que fosse diferente dos vídeos tradicionais das trocas de pneus da Fórmula 1.

Achei muito legal o vídeo pois ele trata exatamente de uma troca rápida, através de um toque, em poucos segundos. É um belo exemplo de como um produto / equipamento pode ser concebido de modo a propiciar uma troca rápida. São dois vídeos bem curtos e estou me referindo ao segundo vídeo (inicia com 9 segundos).

Já imaginaram se, no vídeo da mesa, cada parte da mesma tivesse que ser ajustada individualmente? Quanto tempo seria a troca da mesa menor para a mesa maior e vice-versa? Qual o impacto disso? As trocas seriam feitas com baixa frequência, pois seriam trabalhosas. Uma vez no tamanho maior, lá ficaria por um bom tempo, até ser impossível de utilizar esse tamanho e sermos obrigados a retornar ao tamanho menor. O inverso aconteceria. A mesa ficaria um bom tempo no tamanho menor, até não mais ser viável utilizar dessa forma.

Alguma semelhança com o que vemos nas fábricas? Trocas demoradas levam automaticamente a lotes maiores "para compensar" a parada da máquina. Isso leva a programações de grandes lotes e todos acham que estão fazendo um bom negócio, com a mais alta produtividade. Outro paradigma importante a ser quebrado. Lotes maiores não é a melhor solução. A solução é reduzir tempo de troca e trabalhar com lotes casa vez menores, ou seja, flexibilidade para produzir vários produtos dentro do mesmo intervalo de tempo.

Vamos fazer uma analogia usando o exemplo da mesa. O ideal é poder trocar o tamanho da mesa em poucos segundos e ter a flexibilidade de atender 4 clientes ou 10 clientes, em segundos, sem precisar de mesas extras ou de um alto tempo para mudar o tamanho dela.

Impacto na flexibilidade e nos custos!! Pensem nisso!

Aplicativo para Genba Walk

Os livros de administração e gestão da produção e também os senseis japoneses pregam a filosofia que o líder de uma equipe, de um processo, deve sempre estar presente no Genba (local onde as coisas acontecem). No caso de uma fábrica, o Genba seria o próprio chão de fábrica.

Mas para ir ao Genba, o líder deveria ter sempre em mãos um kit básico, para tornar sua ida ao chão de fábrica mais produtiva. Além de todos os EPIs, o líder deveria ter consigo um caderno, bloco de anotações, um cronômetro, máquina fotográfica, etc...
É comum nessas visitas se deparar com oportunidades e problemas e ter esse kit sempre em mãos, facilita o registro e as tomadas de ações.

Eu concordo que é uma quantidade de itens razoavelmente "chato" de carregar. Cronometro pendurado no pescoço, caderno na mão, caneta no bolso, máquina no bolso...
Pois não é que a Apple saiu novamente na frente? Foi lançado um aplicativo para os seus Iphones, chamado BlitzGemba - Gemba Walk Notebook.

O aplicativo conta com uma série de ferramentas muito úteis para o Genba Walk:
- ferramenta de relatório
- bloco de notas, contramedidas e "To do"
- contador, cronometro, indicador de quantidade
- gravador de sons, fotos e vídeos
- arquivo cronológico
- possibilidade de exportar dados
- etc...

Abaixo uma foto ilustrativa da tela do aplicativo.

Por 10 dólares você pode adquirí-lo.
Achei muito legal e queria dividir com todos (não, não sou vendedor da Apple).

Falha de comunicação?

Temos acompanhado nos últimos dias as réplicas e tréplicas protagonizadas pelo Secretário-Geral da FIFA, Jèrôme Valcke e o Ministro dos Esportes, Aldo Rebelo. Pra quem ainda não sabe, tudo começou quando o Secretário-Geral criticou dura e publicamente a evolução das obras de infraestrutura para a Copa do Mundo de 2014. Segundo ele:

"O grande problema que temos no Brasil é que tem muitas coisas que não estão sendo feitas. Não entendo por que essas coisas não estão em curso. Os estádios estão atrasados e por que está tudo tão atrasado? Têm que se apressar, colocar a casa em ordem e organizar este Mundial. Vocês precisam de um impulso, é preciso dar um pontapé na bunda e organizar esta Copa"

Essa declaração gerou uma grande revolta na cúpula brasileira. Inconformado com as declarações, o Ministro Aldo Rebelo redigiu uma carta à FIFA solicitando o afastamento do Secretário-Geral:

“A forma e o conteúdo das declarações escapam aos padrões aceitáveis de convivência harmônica entre um país soberano como o Brasil e uma organização internacional centenária como a Fifa”

Jèrôme Valcke é o Gerente do Projeto Copa do Mundo 2014 no Brasil pela FIFA. Segundo estudiosos e literaturas relacionadas ao tema, cerca de 90% do tempo de um Gerente de Projetos deve ser usado em comunicação, seja ela de resultados, prazos, qualidade e também riscos.

Comunicação é assunto importante e delicado. Trata-se de um grande desafio para qualquer gestor de projetos, pois uma comunicação ruim pode levar o projeto ao fracasso. Não importa o porte do projeto (pequeno, médio ou grande), comunicação é um aspecto central e fator gerador de sucesso para qualquer projeto, por isso é tão importante e ocupa a maior parte do tempo de um gerente de projetos.

O desafio torna-se ainda maior em um projeto global, com culturas diferentes e línguas diferentes. Em projetos desse porte, a comunicação é ainda mais importante e deve ser inequívoca.

O estopim da crise acabou sendo exatamente um aspecto relacionado à comunicação. Quando Jèrôme Valcke usou a frase: "Vocês precisam de um impulso, é preciso dar um pontapé na bunda e organizar esta Copa". A expressão utilizada foi "kick in the ass", que traduzida ao pé da letra, significa mesmo "pontapé na bunda". A alegação do Secretário-Geral foi que a frase foi traduzida incorretamente. "Kick in the ass" pode significar também "algo que motiva e impulsiona" (vejam no site http://www.americanidioms.net/kick-in-the-ass).

O que vocês acham? Toda essa crise foi por causa dessa falha de comunicação?

Acredito que em grande parte foi isso sim, mas em parte pelos aspectos políticos-comerciais que ainda estão pendentes, como a aprovação da lei geral da Copa.

Independentemente do erro de interpretação ou tradução, Jèrôme Valcke vem cometendo falhas importantes. Sua comunicação constantemente é conflitante e às vezes arrogante. Além disso, para alguém que está à frente de um projeto global multicultural, sua postura perante os gerentes de projeto locais, que compartilham de interesses semelhantes, é constantemente de imposição e esse é um estilo de gerenciamento que dificilmente gera bons resultados, ainda mais em uma cultura como a brasileira.

Acredito muito que a forma de comunicação e postura para lidar com conflitos do Secretário-Geral devem mudar muito a partir de agora.

Grande case para os gestores de projetos!

5S pode salvar vidas

Ontem estava assistindo ao Jornal Nacional e uma das reportagens me chamou a atenção. Tratava-se de uma reportagem sobre as investigações do acidente fatal ocorrido com a Jovem Gabriela, no último dia 24/02/2012, quando a jovem caiu de um dos brinquedos do parque.

Link da matéria do jornal nacional: http://g1.globo.com/jornal-nacional/noticia/2012/02/foto-levanta-nova-suspeita-sobre-acidente-do-parque-hopi-hari-em-sp.html

Diferentemente de outros incidentes graves como esse, como abordei já em dois outros posts sobre mortes causadas por erros em hospitais (A causa raíz é a enfermeira? e Mais uma tragédia em um hospital), nesse caso eu noto que existe uma grande preocupação em avaliar as causas do acidente, ao invés de procurar culpados pelo mesmo.

Qual a relação então de 5S com essa tragédia? Simples.

5S é conhecido como a base da melhoria contínua. Teve início no Japão pós-guerra pois não havia valores a serem desperdiçados depois do Japão ter perdido a guerra. O intuito era de possibilitar um local de trabalho adequado para se obter a maior produtividade, qualidade e segurança, transformando o ambiente e a atitude das pessoas. Uma boa definição para os 5S, que encontrei em um grupo de discussão no linkedin, são:

Seiri – organização, utilização, liberação da área
O principal objetivo da primeira etapa do programa 5S é tornar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído, tanto visualmente como espacialmente. Para tal, deve-se classificar os objetos ou materiais de trabalho de acordo com a frequência com que são utilizados para, então, rearranjá-los ou colocá-los em uma área de descarte devidamente organizada. O resultado desse primeiro passo é um ambiente de trabalho estruturado e organizado de acordo com as principais necessidades de cada empresa.

Seiton – ordem, arrumação
O segundo passo é uma continuação do primeiro. Seu conceito chave é a simplificação. A partir da organização espacial previamente feita, essa etapa visa dar aos objetos que são menos utilizados um local em que eles fiquem organizados e etiquetados. Assim, agilizam-se os processos e há maior economia de tempo.

Seiso – limpeza
O terceiro item consiste na limpeza e investigação minuciosa do local de trabalho em busca de rotinas que geram sujeira ou imperfeições. Qualquer elemento que possa causar algum distúrbio ou desconforto (como mal cheiro, falhas na iluminação ou barulhos) deve ser consertado. O principal resultado é um ambiente que gera satisfação nos funcionários por trabalharem em um local limpo e arrumado, além de equipamentos com menos possibilidades de erros ou de quebra por conta da constante fiscalização.

Seiktsu – padronização
O quarto conceito consiste na manutenção dos três iniciais, gerando melhorias constantes para o ambiente de trabalho. Nessa etapa, deve-se definir quem são os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais do processo 5s. Com um ambiente mais limpo, há grande chance de os funcinários também buscarem maior cuidado com o visual e com a saúde pessoal, garantindo ainda mais equilibrio e bom desempenho no trabalho e contribuindo ainda mais para o andamento do processo rumo à qualidade total.

Sheitsuke – disciplina; autodiscilplina
Quando o quinto e último processo do programa 5s está em execução, quer dizer que o programa está em andamento perfeito. A disciplina, que pode ser considerada a chave do programa 5S, existe quando cada um exerce seu papel para a melhoria do ambiente de trabalho, do desempenho e da saúde pessoal, sem que ninguém o cobre por isso.                   

Pouco tempo atrás, participando de uma discussão sobre o tema 5S, um colega consultor, o Hiroaki Kokudai, fez um comentário que achei fantástico:

Eu gosto muito do 5S e acho que quase tudo se melhora com os 5S. Até o incêndio na base brasileira na Antártida poderia ser evitado com um bom 5S. Lean se começa com 5S. ISO 9001 se começa com 5S.

Essa frase é absolutamente perfeita e verdadeira! Complemento-a dizendo que o acidente fatal no Hopi Hari poderia ter sido evitado com um razoável 5S. Se realmente se comprovar que a menina usou uma cadeira que estava inutilizada, uma simples identificação teria evitado a tragédia. Isso foi inclusive citado pelo advogado da família na reportagem:

“O brinquedo não podia operar. Isso é notório e de conhecimento de todos. Aquela cadeira, no mínimo, tinha que ser interditada, tinha que ser lacrada. Com um aviso gigantesco para ninguém sentar, porque ela já tinha um defeito mecânico detectado”

Outros aspectos do 5S, como padronização e disciplina, entrariam em cena para evitar esse acidente. Disciplina para cumprir o procedimento padrão quando um equipamento apresenta problema.

Gosto muito de 5S, pratico em casa inclusive e comprova-se que é algo que realmente traz um grande impacto em produtividade, qualidade e segurança. Organize-se: pratique os 5S!