Dilma também sofre com desperdícios!

Por Luciano Peloche Moraes

Uma das coisas que eu vivo comentando e já citei em outros posts é sobre o impacto que teria um modelo de gestão com foco em melhoria contínua aplicado na administração pública. Na revista Nova Escola desse mês tem uma matéria que mostra perfeitamente o quão ruim e cheio de desperdícios são os órgãos que governam nosso país.

Quando eleita, uma das plataformas da campanha da presidente Dilma Roussef (aliás, de qualquer político que sai em campanha) é a Educação. No post Capacitação nas Nuvens eu toquei um pouco nesse assunto, mas o tema Educação é muito maior do que o que explicitei nele. Educação é fundamental e a única base para que o Brasil saia pra sempre da condição de país subdesenvolvido. É somente na Educação que formaremos uma sociedade mais justa, onde as pessoas respeitam umas as outras e criam condições de co-existir apesar das diferenças de crenças, etnias, etc. Essa é minha visão particular do assunto.

Como plataforma de campanha foi muito bem. Como discurso de posse, melhor ainda. Não vou aqui julgar a real intenção da presidente em fazer um Plano de Educação melhor do que o atual, mas considerando que realmente ela quer que isso seja implantado o quanto antes, a própria presidente torna-se vítima do seu ineficiente processo de criação de lei.

Na verdade chega a ser ridículo o quanto um projeto de lei troca de mãos até chegar para a presidente fazer a sansão. Pior de tudo é que nessa troca de mãos ocorre o hand-off que expliquei recentemente o conceito em um outro post. Cada vez que o projeto troca de mão, ocorrem esperas, re-trabalhos, revisões e aprovações desnecessárias.... um espetáculo do desperdício!

Nesse caso particular, esse projeto de lei tem uma importância ainda maior. Um dos pontos fundamentais do plano é o aumento do percentual do PIB a ser investido na educação. Atualmente o valor é de 4,5% e o plano prevê aumentar para 7%. Dentre outros pontos importantes para um assunto de tamanha importância e relevância. http://revistaescola.abril.com.br/gestao-escolar/diretor/acompanhar-perto-novo-pne-plano-nacional-educacao-565973.shtml

Na figura ao lado está todo o longo e doloroso caminho que o projeto de lei do novo Plano Nacional de Educação terá que percorrer, mesmo com toda a importância que tem. Pior de tudo é saber que a visão pessimista citada pela reportagem é ainda muito melhor se comparado ao Plano anterior, pois a previsão de duração para aprovação desse plano é de 1 ano, contra 3 anos do plano anterior. Um absurdo!

Se usarmos conceito de fluxo contínuo nesse caso, tenho certeza que o projeto levaria menos da metade do tempo previsto, que, para piorar, será menor que o tempo que efetivamente será gasto para aprovar o projeto (e sabe-se lá se será aprovado na íntegra).

Lean na Administração Pública! Por que não?

A importância de ir ao Gemba!

Quero compartilhar uma experiência pessoal com vocês e como foi importante a prática contínua de ir ao Gemba. Essa prática é chamada pelos japoneses de Genchi Genbutsu.

Gemba é uma palavra japonesa que significa "o local real", ou seja, o local onde o valor é criado, onde as coisas acontecem.
Genchi Genbutsu é uma expressão que significa ir até onde tudo ocorre, para ser capaz de analisar e entender profundamente o que está acontecendo.


Estou há algumas semanas, meses, buscando uma nova casa para morar. Eu e minha esposa gostamos muito de um condomínio, bem próximo de onde moramos hoje, que ainda está em construção e possui um preço dentro do que estamos buscando.

Estamos em contato direto com um corretor imobiliário que está vendendo algumas unidades nesse condomínio. Entre idas e vindas, trocas de e-mails, análises, acabamos decidindo qual a casa que mais nos interessava e estávamos em uma fase bem adiantada de negociação.

Como o condomínio está em construção, têm sido bem difícil conseguir visitar o local e essa é uma condição primordial para que a gente feche qualquer negócio como esse. De tanto insistir, conseguimos ver uma outra casa que está em uma fase mais adiantada da obra, apenas para checarmos o interior e o exterior da mesma. A expectativa que tínhamos estava mantida. A casa é exatamente como queríamos, porém, essa era uma outra casa.

Voltamos às negociações, entrega da casa prevista para Setembro/2011, prometida realmente para Dezembro. Até aí, sem problemas para nós também. Só que eu não estava confortável ainda. Eu precisava ir na obra e ver a casa, ver em que estágio da obra ela realmente estava para saber se realmente o prazo prometido pelo corretor era real ou não.

Final de semana passado, eu e minha esposa fomos (por conta própria) ao Gemba (obra) praticar o Genchi Genbutsu e foi a melhor coisa que fizemos. Além de descobrirmos que o atraso da obra é muito maior do que o informado, visto que a casa sequer começou a ser construída, descobrimos também que, exatamente no dia que fomos lá, a prefeitura de Campinas embargou a obra por problemas de documentação.

A parte triste é que voltamos a estaca zero na busca pela casa, mas pelo menos fomos poupados de uma imensa dor de cabeça futura.

Esse exemplo ilustra bem como é importante ir ao Gemba e praticar o Genchi Genbutsu. É lá que as coisas acontecem e é lá onde estão os fatos. Como diz Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção:

"Dados são importantes, mas dou maior ênfase aos fatos..."

Lean no Starbucks

Neste sábado fui ao cinema com minha esposa e na saída, como de costume, fomos tomar um café no Starbucks. Normalmente nos sentamos em uma das poltronas confortáveis que eles disponibilizam. Desta vez, estavam todas ocupadas e nos sentamos em uma mesa bem próximo ao local onde trabalham os funcionários. Isso me deu a oportunidade de ver uma série de práticas de Lean que o Starbucks adota e que talvez passe despercebido para todos nós:

1 - 5S: existe uma grande preocupação em deixar tudo o mais próximo possível do ponto de uso. Copos e tampas próximo ao local de entrega ao cliente, ingredientes próximos ao liquidificador, que fica próximo à pia, para facilitar a lavagem. Outro ponto que notei é que o lay-out privilegia o contato entre os funcionários e os clientes, isto é, em poucos momentos os funcionários dão às costas aos clientes pois as máquinas estão posicionadas para que isso não ocorra;

2 - Set-up rápido: durante o período que fiquei ali, vi um dos funcionários fazendo o set-up de uma das máquinas de café (troca de coador + abastecimento do pó de café). O tempo gasto não passou de 15 segundos. Isso foi possível pois o coador estava previamente preparado em um recipiente, já com o pó de café moído dentro dele, ou seja, vou jogar um fora, colocar o outro e pôr a máquina pra funcionar. Enquanto a máquina preparava os cafés, ele já moeu mais café e preparou outro refil de coador + pó para um próximo set-up. Conceito de set-up externo clássico aplicado aqui!

Além disso, existe um outro exemplo que pude verificar. Várias bebidas são batidas no liquidificador. Muitas mesmo! Isso só é possível pelo set-up extremamente rápido. Cada bebida preparada é então colocada em seu copo. Antes mesmo de fechar o copo para entregar ao cliente, o liquidificador é lavado na pia em um dispositivo que é acionado quando o funcionário pressiona-o com o liquidificador e joga um jato de água + detergente no mesmo. Em 5 segundos no jato, o liquidificador está novamente pronto para uso.

3 - Pequenos lotes: tudo que tem em estoque em processo está em pequenas quantidades (pó de café, pão de queijo, xaropes, etc);

4 - Trabalho Padrão: isso é algo notável. Existem várias receitas diferentes, com a quantidade certa de cada ingrediente, que são preparados em copos que contém marcas para facilitar o preparo e que, com tudo isso, gera praticamente nenhum desperdício de produto. Como não vi nenhuma instrução de trabalho visível, imagino que os funcionários devam passar por um intenso programa de treinamento para garantir que o Trabalho Padrão seja seguido e o resultado seja produto certo, com qualidade, com produtividade alta e sem perda!

Pelo que pesquisei, isso tudo não é à toa. Lean foi adotado como o sistema de gestão da empresa desde 2008, como parte do plano estratégico. O objetivo, segundo Howard Schultz - CEO e fundador, é que com Lean:
- ele fornece treinamento e prática aos funcionários de forma mais rápida e fácil;
- ele melhora o design das lojas, privilegiando o fluxo e trazendo a liderança para o Gemba;
- consegue encantar os clientes com uma atenção diferenciada (clientes chamados pelo nome, por exemplo);

Mais um exemplo de uma empresa lucrativa que usa o Lean como diferencial competitivo!